Vor zwei Wochen, am DVPT-Kongress 2026, durfte ich einen Vortrag mit dem Titel «Warum der Digitale Posteingang das Fundament für zukünftige KI im Unternehmen ist», halten.
Um in Zukunft KI-Applikationen im Unternehmen gewinn- und effizienzbringend einzusetzen sind Daten, welche in Dokumenten stecken, von entscheidender Wichtigkeit. In den letzten Monaten durften wir etlichen Unternehmen helfen, die Archiv-Dokumentenbestände auszulesen, systematisch besser zu verstehen und in strukturierte Daten zu überführen. Der Haupttreiber: Die Erkenntnis, dass eben Daten vorliegen müssen, um KI breiter einzusetzen.
Das Archiv ist sozusagen der Posteingang von gestern
Nun mussten ja alle diese Dokumente, die oft schon etliche Jahre im Keller lagern, auch einmal ins Unternehmen kommen. Sie ahnen es, diese Dokumente sind wohl irgendwann durch den Posteingang ins Unternehmen gekommen. Will man also die Archiv-Situation – egal ob Digital oder auf Papier – in Zukunft verhindern, muss man also für die Zukunft beim Posteingang ansetzen.
Zwei Datenkategorien: Daten für den Prozess und Daten für die Zukunft
Was ich immer wieder sehe, ist, dass Kunden nur gerade jene Daten aus Dokumenten lesen, die für den eigentlichen Prozess benötigt werden. Also z. Bsp. die Rechnungsdaten, welche für Claims einer Fahrzeugschadenversicherung notwendig sind. Auf der Rechnung, die von der Werkstatt geschickt wird, stehen aber eine Vielzahl von Datenpunkten, welche für eine Versicherung wertvoll sind. Denken Sie an Ersatzteilpreise, Reparaturvarianten, sozio-demografische Daten und vieles weitere.
Diese Daten können für allerlei Analysen und Produktiterationen in grossem Masse dienlich sein.
Präemptive Datenbeschaffung
Was ich vergleichsweise oft mitbekomme, ist, dass in dem Moment, in dem in einer Unternehmung eine KI-Applikation angedacht wird, erst realisiert wird, dass man die Daten ja gar nicht hat. Die Schlussfolgerung daraus kann nur sein, dass Daten aus Dokumenten sozusagen auf Vorrat aus den laufenden Input Management Streams beschafft werden müssen. Das ist der Punkt, in dem der Digital Mailroom ins Spiel kommt.
Er ist der ideale Gatekeeper für sämtliche Dokumente, welche ins Unternehmen kommen. Über die Jahre glaube ich erkannt zu haben, dass es drei verschiedene Level des Digitalen Posteingangs gibt. Diese möchte ich gerne im Folgenden ausführen.
Level 1: Dokumenten-Logistik
Das erste Level ist das, was wir schon lange unter dem Digitalen Mailroom verstehen, mal mit mehr oder weniger KI – es geht im Prinzip um die Dokumenten-Logistik: Dokumente grob klassifizieren, Daten auslesen, abgleichen und validieren und in fortfolgende Systeme «downstreamen».
Level 2: Smart-Document-Triage
Das zweite Level nennen wir bei Parashift «Smart-Document-Triage» und ist gerade ein grosses Thema. Es beinhaltet natürlich die Dokumenten-Logistik des Level 1, geht aber darüber hinaus: Inhalte werden kontextualisiert und anstatt einfach nur «Prozess-Logistik» zu machen entscheiden verschiedene KI-Modelle was im Mailroom Kontext als nächstes mit dem Vorgang passieren soll. Im Grunde genommen decken wir damit ein «Ja, aber» – Handling ab. Zum einen gibt es relativ starre Regeln der Dokumenten-Logistik als Fundament darauf gibt es aber einen «Kontextualisierung-Layer» der entscheidet welche Prozesse in der Unternehmung bespielt werden sollen. Zur Sicherheit gibt es auch für diese Entscheidungen den menschlichen «Vertrauens-Layer» in Form eines umfangreichen Human-in-the-Loop Exception Handlings.
Level 3: «Futter für die KI-Maschinerie»
Ja und Level 3 ist in dieser Einordnung dann eben Level 1 und Level 2 für die Effizienzgewinne und ergänzt die Verarbeitung um die präemptive Erfassung möglichst vieler Daten aus dem Input Management Stream, sozusagen auf Vorrat.
Diese Daten werden in einem Data-Lake erfasst und stehen in Zukunft für alle möglichen Anwendungen zur Verfügung.
Fazit
Unternehmen sollten sich heute auf die Pflicht konzentrieren, statt punktuell die Kür in KI-Experimenten zu zelebrieren. Eine saubere, digitale Datenbasis durch die Automatisierung des Input Managements zu erschaffen ist die Voraussetzung, um später von fortgeschrittener KI zu profitieren. Und – um in 10 Jahen nicht Digitale Dokumentenarchive nochmals zu «digitalisieren».
