Dokumente spielen in der digitalen Transformation eine viel gr\u00f6ssere Rolle, als uns lieb ist. Zahlreiche Studien zeigen, dass im \u00fcberwiegenden Teil digitaler Prozesse an mindestens einer Stelle mindestens ein Dokument eingebunden ist. Fast immer sind diese Dokumente weder richtig digitalisiert, noch automatisiert. Das muss sich \u00e4ndern.<\/p>\n\n\n\n
Dieser Umstand bremst digitale Prozesse erheblich aus und verhindert damit in vielen F\u00e4llen eine z\u00fcgige digitale Transformation einzelner Gesch\u00e4ftsbereiche. Ich erlebe das t\u00e4glich in den Diskussionen mit Entscheidungstr\u00e4gern, die damit betraut sind, die digitale Transformation f\u00fcr ihr Unternehmen weiterzubringen.<\/p>\n\n\n\n
Man k\u00f6nnte nun meinen, dass das Auslesen von Dokumenten doch schon l\u00e4ngst gel\u00f6st ist.<\/p>\n\n\n\n
Doch obwohl wir seit mehr als 30 Jahren Dokumente elektronisch erfassen und auslesen, ist es das in der Praxis ganz offensichtlich noch nicht so. Zumindest nicht so, wie es sich f\u00fcr das Jahr 2021 geh\u00f6rt. Noch immer sind wir nicht am Punkt angelangt, wo x-beliebige Dokumente ganz einfach ausgelesen werden k\u00f6nnen. Das liegt daran, dass die heutigen L\u00f6sungen so aufgesetzt sind, dass sie vor allem Dokumententypen mit hohem Volumen verarbeiten k\u00f6nnen. Und dies auch nur dann, wenn ein Setup- und\/oder Konfigurationsprojekt den individuellen Case aufgesetzt hat. Einen solchen hochvolumigen Dokumententypen nennen wir einen Dokumententypen, der in grosser Zahl im Unternehmen vorkommt. Typische Beispiele sind Lieferscheine, Rechnungen oder auch Bestellbest\u00e4tigungen.<\/p>\n\n\n\n
F\u00fcr diese Dokumententypen gibt es seit langem bew\u00e4hrte L\u00f6sungen. Diese werden oft in mehrmonatigen Projekten als klassische Software verkauft und implementiert. Die dabei verwendeten Konfigurationen sind in der Regel starr und bed\u00fcrfen, wenn sie angepasst werden m\u00fcssen, wiederum eines Change Requests.<\/p>\n\n\n\n
Das funktioniert daher gut, weil die schiere Menge der verarbeiteten Dokumente eine hohe Einsparung erm\u00f6glicht. Diese hohe Einsparungen wiederum erlaubt es den Unternehmen, auch hohe Investitionen in solche Systeme vorzunehmen.<\/p>\n\n\n\n
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Sehen wir uns das totale Volumen der Dokumente in einer Unternehmung an, bemerken wir rasch, dass diese hochvolumigen Dokumententypen in der Regel nur 20% des gesamten Dokumentenvolumens der Organisation repr\u00e4sentiert.<\/p>\n\n\n\n
Der L\u00f6wenanteil, rund 80% aller Dokumente, ist in kleinvolumige Dokumententypen aufgegliedert. Da mit bestehenden Systemen der Aufwand zum Einrichten der Dokumententypen aber grosso modo derselbe ist und das Volumen, wie die Bezeichnung ja schon sagt, eben klein ist, fehlt diesen Dokumententypen das Einsparungspotential, welches die Anfangsinvestitionen rechtfertigen w\u00fcrde.<\/p>\n\n\n\n
Ergo werden diese kleinvolumigen Dokumententypen in aller Regel nicht digitalisiert und damit 80% der Dokumente analog und manuell verarbeitet.<\/p>\n\n\n\n
Unternehmen haben heute diesbez\u00fcglich die Wahl zwischen zwei schlechten Optionen: Entweder sie investieren Unsummen, um eine nahtlose Digitalisierung zu erm\u00f6glichen (was sich defacto nicht rechnet) oder aber sie setzen weiterhin auf die manuelle Verarbeitung, was dazu f\u00fchrt, dass die digitalen Prozesse eben nur so halb digital sind.<\/p>\n\n\n\n
Das ist so, weil die Technologie die Intelligent Document Processing universell macht, schlicht noch nicht Realit\u00e4t ist. Wir sprechen in dem Zusammenhang von der \u00abtechnologischen Wasserlinie\u00bb: 20% des Dokumentenvolumens ist f\u00fcr die Digitalisierung sichtbar. Die restlichen 80% verbleiben unter der \u00abtechnologischen Wasserlinie\u00bb verborgen. Das ist im Kern, was wir das Dokument-Eisberg-Problem nennen.<\/p>\n\n\n\n
\u00abIntelligent Document Processing\u00bb (IDP) ist ein relativ neuer Begriff – die Disziplin per se ist es mitnichten.<\/p>\n\n\n\n
Zwar haben neue Technologien wie Machine Learning oder Deep Learning und ganz erheblich auch die viel g\u00fcnstigeren Rechenkapazit\u00e4ten daf\u00fcr gesorgt, dass schnell bessere Resultate erzielt werden k\u00f6nnen, doch so denke ich, stehen wir ganz am Anfang einer Entwicklung, die f\u00fcr alle im Bereich der digitalen Transformation immer wichtiger wird.<\/p>\n\n\n\n
\u00abAus vielen Gespr\u00e4chen mit Digitalisierungsverantwortlichen der letzten Jahre kenne ich die Frustration, die langsam einsickert, sobald man aus den digitalen Visionen digitale Realit\u00e4ten machen will.\u00bb<\/em><\/p>\n\n\n\n Denn irgendwas ist immer. Und \u00f6fter als nicht sind es Dokumente, die in digitalisierten Prozessen eine Rolle spielen. Dass wir als ganze Digitalisierungs-Industrie das \u00abDokumenten- Eisberg-Problem\u00bb angehen, ist von \u00fcbergreifender Bedeutung f\u00fcr die Digitalisierung. Denn Dokumente sind, entgegen dem vorherrschenden Narrativ, alles andere als am Verschwinden. Das Dokumentenvolumen nimmt laufend zu und allen Unkenrufen zum Trotz ist auch keine Trendwende absehbar. Das Einzige was in der Tat abnimmt, sind auf Papier gedruckte Dokumente.<\/p>\n\n\n\n Intelligent Document Processing (IDP) muss zur \u201cCommodity\u201d werden. Es muss universell werden. So einfach ist das.<\/p>\n\n\n\n Ich habe die letzten 4 Jahre meines Lebens damit verbracht, mit meinem Team mich der L\u00f6sung dieses Problems zu widmen. Im Zentrum unserer Vision steht eine API, an welche die ganze Industrie zum Auslesen und Strukturieren der Dokumentendaten Dokumente senden kann und ohne Setup, ohne manuelles Eingreifen strukturierte Datenstr\u00f6me konsumieren kann. F\u00fcr sprichw\u00f6rtlich jedes Dokument auf dem Planeten. Da sind wir noch nicht, aber wir sehen einen klaren, wenn auch vergleichsweise weiten Pfad zu diesem Punkt. Unser heutiges Produkt wird von hunderten Kunden genutzt und bringt viel Wert in deren Prozesse \u2013 von unsch\u00e4tzbarem Wert ist, dass es die Grundlage f\u00fcr diesen Weg zur universellen Intelligent Document Processing API legt.<\/p>\n\n\n\n Was ich dar\u00fcber gelernt habe, ist, dass diese Challenge massiv untersch\u00e4tzt wird. Es ist eine Sache, ein System zu bauen, das einen Dokumententyp oder die Dokumententypen einer Branche abdecken kann. Eine m\u00f6glichst universelle API zu bauen, ist um Gr\u00f6ssenordnungen schwieriger. Und multipliziert sich mit jeder weiteren Dimension wie Sprache, geografische Abdeckung, etc. Wir besch\u00e4ftigen uns sozusagen mit der Senkung der \u00abtechnologischen Wasserlinie\u00bb – auf das immer mehr des Eisbergs f\u00fcr die Digitalisierung sichtbar wird.<\/p>\n\n\n\nEin unglaubliches komplexes Problem<\/h2>\n\n\n\n