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<\/figure>\n\n\n\nDa das Scanning erst nach der Verarbeitung der Rechnung gemacht wird, nennt man das Late Scanning. Die Digitalisierung der Dokumente findet bei diesem Ansatz also erst recht sp\u00e4t statt.<\/p>\n\n\n\n
Early Scanning<\/h4>\n\n\n\n
Im Gegensatz zum Late Scanning wird beim Early Scanning – oh, welch \u00dcberraschung – das Dokument in der Prozesskette fr\u00fch gescannt. Je fr\u00fcher, desto besser. Nachfolgendes Beispiel soll wiederum der Veranschaulichung des Prozesses dienen. Die Ausgangslage ist dieselbe: Eine Rechnung kommt entweder auf Papier oder als PDF in einem E-Mail-Anhang rein. Der erste Schritt beim Early Scanning ist bereits das Scanning. Erst dann kommen die Kontierung und alle anderen nachgelagerten Schritte. Darin besteht denn auch der entscheidende Vorteil des Early Scanning. Denn die digitalisierte Rechnung kann nun \u00fcber eine Schnittstelle an eine Dokumentenextraktions-L\u00f6sung (OCR Software) weitergeleitet werden. Diese Software ist im Stande, die Rechnung als solche zu erkennen, also zu klassifizieren, und dann die basierend darauf die wichtigsten Daten von der Rechnung auszulesen. Nicht nur als Volltext, sondern eben so strukturiert, dass die nachgelagerten Prozesse gr\u00f6sstenteils automatisiert werden k\u00f6nnen. Die extrahierten Daten k\u00f6nnen etwa die Freigabeprozesse erleichtern und genutzt werden, um zu bestimmen, wohin in der Unternehmung die Rechnung geroutet werden muss. Zus\u00e4tzlich kann der Bestellabgleich automatisiert gemacht und die Buchung direkt erstellt werden, wenn ein entsprechendes, gut gepflegtes Regelwerk vorhanden ist. So brauchen Sie keine Sachbearbeiter mehr, die m\u00fchselig die Bestellung im System mit der Rechnung vergleicht und Differenzen aufsp\u00fcrt und gewinnen wertvolle Kapazit\u00e4t f\u00fcr wesentlichere Arbeiten mit mehr Wertsch\u00f6pfung f\u00fcr Ihre Kunden.<\/p>\n\n\n\n Gehen wir noch einmal zur\u00fcck zum Big Picture. Beim Late Scanning ist der Ablauf noch sehr manuell und mit grossem Aufwand verbunden. Late Scanning ist aber trotzdem noch der bessere Ansatz als die Aufbewahrung der physischen Dokumente f\u00fcr Archivierungszwecke. Dies ist \u00fcbrigens noch \u00f6fters die Realit\u00e4t, als Sie nun wom\u00f6glich erahnen. Das Early Scanning hingegen, kann sehr viel Zeit einsparen, was folge dessen zu geringeren Kosten f\u00fchrt.<\/p>\n\n\n\n Wenn die Dokumente sowieso f\u00fcr die Archivierung gescannt werden, ist es daher eine \u00dcberlegung wert, vom Late Scanning auf das Early Scanning umzusteigen und so bedeutendes Potenzial zur Prozessoptimierung zu realisieren.<\/p>\n\n\n\n Wollen Sie selbst die Vorteile des Early Scannings erleben und nicht weiterhin manuell und aufw\u00e4ndig Dokumente verarbeiten wollen, dann registrieren Sie sich doch \u00fcber den nachstehenden Banner f\u00fcr einen 14-t\u00e4gigen, kostenlosen Testaccount und \u00fcberzeugen Sie sich selbst von der Effektivit\u00e4t einer modernen Extraktionsl\u00f6sung, die Ihnen zu mehr Operational Excellence verhilft.<\/p>\n\n\n\n![\"\"\/](\"https:\/\/blog.parashift.io\/hs-fs\/hubfs\/image-png-1.png?width=800&name=image-png-1.png\")
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