Bei der Frage, welcher Unternehmensbereich ein Upgrade vertragen w\u00fcrde, sollte insbesondere die Kreditorenbuchhaltung genauer unter die Lupe genommen werden. Denn oft gibt es dort diverse Spielr\u00e4ume, um mit marginalen Verbesserungen \u00fcberproportionalen Impact zu generieren. So k\u00f6nnen etwa Effizienz- und Produktivit\u00e4tssteigerungen erreicht werden, die wiederum zu relativ tieferen Kosten f\u00fchren und aufgrund Reallokation von Ressourcen in mehr Wertschaffung f\u00fcr Kunden resultieren k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n
In der Kreditorenbuchhaltung werden kontinuierlich eine grosse Menge an Daten von zahlreichen Dokumenten verarbeitet. Bei Rechnungen werden beispielsweise der Lieferant und die Betr\u00e4ge der Einzelposten sowie der finale Betrag in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) erfasst und dann im ERP-System mit den jeweiligen Buchungss\u00e4tzen verkn\u00fcpft, um die Dunkelverbuchung schrittweise zu erh\u00f6hen. Bei einem Grossteil der Unternehmen findet die Erfassung dieser Daten jedoch noch manuell statt. Also Mitarbeiter tippen die relevanten Daten aus den jeweiligen Dokumenten manuell in ein System ein. Das ist nicht nur m\u00fchsam, sondern diese Fleissarbeit ist auch \u00e4ussert zeitintensiv und fehleranf\u00e4llig. Und eine erf\u00fcllende Aufgabe, weder f\u00fcr die Mitarbeiter noch f\u00fcr die Kunden, ist dies auch nicht. Einmal weil es ein roboterhafter Arbeitsprozess ist und zum anderen, weil dies f\u00fcr den Kunden bedeutend h\u00f6here Kosten bedeutet.<\/p>\n\n\n\n
Mithilfe von Template-basierter OCR kann die manuelle Arbeit und die Fehleranf\u00e4lligkeit bereits drastisch reduziert werden. Der Nachteil dieser L\u00f6sung ist aber, dass die Erstellung und Verwaltung der Templates viel Zeit in Anspruch nimmt. Bei einer geringen Anzahl unterschiedlicher Lieferanten ist das noch halbwegs vertretbar. Doch bedenken wir, dass bereits Kleinstfirmen oftmals Duzende Stakeholder haben, f\u00fchrt das schon rasch einmal zu einer grossen Verwaltungs-Herausforderung, die sehr kostspielig wird. Deshalb sollten Sie auch unbedingt auf einen zukunftsorientierten OCR Software Provider setzen, der Ihnen die Datenextraktion ohne Templates und zu wesentlich billigeren Konditionen erm\u00f6glichen kann.<\/p>\n\n\n\n
Welche Nachteile hinter einer ineffizienten Kreditorenbuchhaltung stecken und welche Vorteile eine Automatisierung der Rechnungsverarbeitung bringen kann, erl\u00e4utere ich Ihnen nachfolgend.<\/p>\n\n\n\n
Angefangen beim Status Quo kann analysiert werden, was eine nicht automatisierte Rechnungsverarbeitung und somit wenig effiziente Kreditorenbuchhaltung zur Folge haben kann. Da wie schon erw\u00e4hnt, manuelle Arbeit langsam und fehleranf\u00e4llig ist, k\u00f6nnen folgende Probleme auftreten:<\/p>\n\n\n\n
Wenn Rechnungen zu sp\u00e4t bezahlt werden oder verloren gehen, werden keine Fr\u00fchzahlungsrabatte und Skonti gew\u00e4hrt. Wird gar nicht bezahlt, k\u00f6nnen zus\u00e4tzliche administrative Geb\u00fchren oder gar Strafen die Folge sein. Zudem k\u00f6nnen dadurch auch Gesch\u00e4ftsbeziehungen nachhaltig in Verruf geraten.<\/p>\n\n\n\n
Werden Daten falsch eingegeben kann das negative Auswirkungen auf die Buchhaltung haben. Wird etwa eine Null vergessen und statt 10’000 nur 1’000 \u00fcbertragen, so kann dies zu Differenzen f\u00fchren, welche Ihre Mitarbeiter aufgrund ausserordentlichen Aufkl\u00e4rungsarbeiten vom Tagesgesch\u00e4ft abhalten. Teilweise beansprucht die Bereinigung mehrere Tage und ein oder mehrere Mitarbeiter, die viel Kosten. Ferner der Mitarbeiter in der Kreditorenabteilung k\u00f6nnen auch andere Mitarbeiter von anderen Abteilungen oder andere Stakeholder im Daily Business behindert werden.<\/p>\n\n\n\n
Eine mangelhafte Kreditorenbuchhaltung kann auch f\u00fcr Betr\u00fcger attraktiv sein. Es kommt vor, dass organisierte Verbrecherbanden gef\u00e4lschte Rechnungen an Unternehmen senden, in der Hoffnung die Unternehmen w\u00fcrden diese bezahlen. Laut FBI <\/a>steigt die weltweite Zahl der Betr\u00fcger, die diese Schwachstellen ausnutzen. Google und Facebook<\/a> wurde vor einiger Zeit auf diese Art \u00fcber 100 Millionen Dollar gestohlen. Ziemlich crazy, nicht?!<\/p>\n\n\n\n Die genanten Probleme, die auftauchen k\u00f6nnten, illustrieren also die Bedeutung einer effizienten Kreditorenbuchhaltung.<\/p>\n\n\n\n Dank moderner Technologien k\u00f6nnen genau diese Probleme stark minimiert oder gar verhindert werden und die Kreditorenbuchhaltung effizienter gestaltet werden.<\/p>\n\n\n\n Dazu m\u00fcssen zuerst die bei Ihnen vorliegenden Ineffizienzen identifiziert werden, um ein klares Bild von den Verbesserungsm\u00f6glichkeiten festzuhalten. Fast ausnahmslos wird aber eben eine dieser Verbesserungsm\u00f6glichkeiten in der Datenextraktion zu finden sein. Mit Parashifts versatiler Plattform zur Dokumentenextraktion k\u00f6nnen Sie hier bedeutende Schritte nach vorne machen und signifikant Kapazit\u00e4ten Ihrer wertvollen Buchhalter zur\u00fcckgewinnen und Kosten senken, wobei Sie die Basis dazu schaffen, umfassendere Prozessautomatismen aufzubauen. <\/p>\n\n\n\n Kleiner Exkurs: W\u00e4hrend der Corona-Krise hat die Anzahl Firmen, die von manuellen zu automatisierten Prozessen umsteigen, sprunghaft zugenommen. Laut dem Automationsforscher Mark Muro<\/a> zeigt auch die wissenschaftliche Literatur, dass solche Investitionen insbesondere in Krisenzeiten get\u00e4tigt werden. Bei Parashift versp\u00fcrten wir den Effekt dieser Krise noch mehr, da wir den Kunden auch die Hemmnisse einer hohe Investition durch unsere Transaktions-basierte Verrechnung abnehmen.<\/p>\n\n\n\n Ein wesentlicher Vorteil unserer Machine Learning-basierten Datenextraktionsl\u00f6sung sind die bedeutenden Kosteneinsparungen. Genauso wie die obengenannten Ineffizienzen, die die Kosten der Kreditorenbuchhaltung in die H\u00f6he treiben k\u00f6nnen, kann eine Effizienzsteigerung die Kosten senken. Parashift kann Buchhaltern mehrere Wochen an Arbeitsstunden ersparen, die sie zuvor m\u00f6glicherweise f\u00fcr Aufgaben wie die Erstellung von Rechnungsvorlagen, die Dateneingabe und Bestell- oder Rechnungsabgleiche aufgewendet haben. Die gewonnene Zeit kann in bedeutungsvollere, wirklich Mehrwert stiftende Arbeiten investiert und somit die Mitarbeiterzufriedenheit tendenziell klar erh\u00f6ht werden.<\/p>\n\n\n\n Durch die Parashift Plattform erhalten Sie also automatisiert die Daten der Einzelposten einer Rechnung, wodurch Sie diese mit den Einzelposten der dazugeh\u00f6rigen Bestellung automatisch abgleichen und potenzielle Differenzen aufsp\u00fcren k\u00f6nnen. Das ist insbesondere wertvoll bei komplexen Bestellprozessen mit aufw\u00e4ndigen Abgleichen. Wir machen die Erfahrung, dass im Speziellen in der Industrie eine solche L\u00f6sung besonders viel Zeit einsparen und zudem f\u00fcr einen reibungslosen und kosteneffektiven Ablauf der nachgelagerten Prozesse sorgen kann.<\/p>\n\n\n\n Eine automatisierte Rechnungsverarbeitung f\u00fchrt ausserdem bei Lieferanten, die Fr\u00fchzahlungsrabatte und Skonti anbieten, aufgrund fr\u00fchzeitig erfolgter Zahlung zur Realisierung dieses Kosteneinsparungspotenzialls. Doch hier sollen die Kosteneinsparungen nicht aufh\u00f6ren. Laut einer Studie von McKinsey<\/a> sind die Kosten der Automation (oh Wunder!) weiterhin zunehmend fallend, was in Zukunft zu noch einmal weiteren Kosteneinsparungen f\u00fchren d\u00fcrfte.<\/p>\n\n\n\n Mithilfe einer zentralisierten, Cloud-basierten Rechnungsverarbeitungsl\u00f6sung kann auch der Informationsaustausch verbessert werden. Das m\u00fchselige Suchen von Dokumenten f\u00e4llt weg. Wenn versp\u00e4tete oder vers\u00e4umte Forderungen \u00fcberpr\u00fcft werden m\u00fcssen oder eine R\u00fcckerstattung gew\u00e4hrt werden muss, bedarf dies keiner langwierigen Suche in einem Wirrwarr von Dokumenten mehr. Und andere Systeme, in welchen aufbauende Prozesse konfiguriert sind, k\u00f6nnen einfach via Schnittstelle angebunden werden.<\/p>\n\n\n\n Zusammengefasst kann die Implementierung einer automatisierten Rechnungsverarbeitungs-L\u00f6sung zu folgenden Vorteilen f\u00fchren:<\/p>\n\n\n\n Eine Cloud-basierte OCR-Software tr\u00e4gt letztendlich dazu bei, dass Sie die Ressourcen Ihres Unternehmens besseren orchestrieren und einsetzen k\u00f6nnen und so Ihre strategischen Ziele erreichen beziehungsweise Sie sich wertvolle Wettbewerbsvorteile verschaffen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n Am besten machen Sie sich gleich Ihr eigenes Bild und \u00fcberzeugen sich selbst davon, wie Sie die Prozesse Ihrer Kreditorenabteilung mit Parashift optimieren k\u00f6nnen. Daf\u00fcr klicken Sie einfach auf das nachstehende Banner, registrieren sich f\u00fcr einen 14-t\u00e4gigen Testaccount und laden ein Dutzend repr\u00e4sentative Dokumente hoch. PS. Die Nachbearbeitung der Resultate findet jeweils an Werktagen zwischen 08:00 und 17:00 Uhr innerhalb von 3 Stunden statt. Have fun!<\/p>\n\n\n\nVorteile einer effizienten Kreditorenbuchhaltung<\/h4>\n\n\n\n
Kosten- und Zeiteinsparungen<\/h5>\n\n\n\n
Vereinfachter Informationsaustausch<\/h5>\n\n\n\n
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