{"id":17640,"date":"2020-11-26T14:32:54","date_gmt":"2020-11-26T14:32:54","guid":{"rendered":"http:\/\/parashift.io\/?p=3784"},"modified":"2025-11-30T22:41:02","modified_gmt":"2025-11-30T22:41:02","slug":"die-moderne-posteingangsverarbeitung-fur-immobilienverwaltungen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/parashift.ai\/de\/die-moderne-posteingangsverarbeitung-fur-immobilienverwaltungen\/","title":{"rendered":"Die moderne Posteingangsverarbeitung f\u00fcr Immobilienverwaltungen"},"content":{"rendered":"\n

Immobilienverwaltungen haben, von der Branche her, in ihrem Posteingang tagt\u00e4glich mit mehreren Hunderten oder gar Tausenden eingehenden Dokumenten in Form abweichender Dokumentenarten und auf zahlreichen unterschiedlichen Kan\u00e4len, eventuell auch \u00fcber ein Onlineportal<\/a>, zu tun. Neben einer Mehrheit an Rechnungen, die klassifiziert und den Immobilien, Eigent\u00fcmern und Mietern zugeordnet werden m\u00fcssen, gehen zus\u00e4tzlich auch haufenweise weitere Dokumentenarten ein, darunter jegliche Vertr\u00e4ge, Protokolle, Beschwerden, Anfragen, Informationen, Genehmigungen und sonstige Korrespondenz. Mit hoher Wahrscheinlichkeit m\u00fcssen viele dieser Dokumente in unterschiedlichen Verantwortungsbereichen und Abteilungen von mehreren Mitarbeitern eingesehen und bearbeitet werden. Auf die j\u00e4hrliche Posteingangsverarbeitung gesehen rechnet sich das gut und gerne in die Hunderttausende oder, je nach Gr\u00f6sse der Immobilienverwaltung, gar in die Millionen an zu verarbeitenden Dokumenten hoch. Der Prozess der Posteingangsverarbeitung kann so schlecht als effizient bezeichnet werden und schreit f\u00f6rmlich nach einer Optimierung.<\/p>\n\n\n\n

Bei einer Immobilienverwaltung gilt die Posteingangsverarbeitung als Basis eines Grossteils aller nachfolgenden Prozesse. Wom\u00f6glich ist hier auch bereits der Anfang vom Ende. N\u00e4mlich dann, wenn diese Basis rein aus einer Klassifizierung der Dokumente und damit ineffizienten nachfolgenden Prozessen besteht. Sobald sich Mitarbeiter mit einzelnen Dokumenten herumschlagen oder gar einzelne Daten abtippen m\u00fcssen, wird es nicht nur m\u00fchsam f\u00fcr die Mitarbeiter, sondern auch kostspielig und behindert den gesamten Workflow. Eine Posteingangsverarbeitung jenseits des State-of-the-Art und der eigentlichen M\u00f6glichkeiten mit digitaler Technologie ist die logische Konsequenz. Die gute Nachricht: Es geht auch fortschrittlicher und effizienter. Der Fokus sollte nicht nur auf der Klassifizierung der eingehenden Dokumente liegen, sondern auch direkt auf der Extraktion der relevanten Daten aus diesen Dokumenten und einer gleichzeitigen Strukturierung. Denn rein mit der Klassifizierung ist zwar zuordenbar, ob die Dokumentart beispielsweise eine Rechnung oder eine Beschwerde ist, in der konventionellen Posteingangsverarbeitung aber wird der folgende und essenzielle Schritt oft noch nicht gegangen, der mit der Frage einherkommt, die da lautet: Welche spezifischen Daten brauche ich denn \u00fcberhaupt aus diesem Dokument X, damit ich den Prozess automatisieren kann, damit ein automatisiertes Routing zum verantwortlichen Spezialisten in der Immobilienverwaltung, f\u00fcr die Bearbeitung, stattfinden kann?<\/p>\n\n\n\n\"Parashift<\/a><\/span>