{"id":17617,"date":"2020-09-24T13:37:17","date_gmt":"2020-09-24T13:37:17","guid":{"rendered":"http:\/\/parashift.io\/?p=3731"},"modified":"2025-11-30T22:40:40","modified_gmt":"2025-11-30T22:40:40","slug":"die-kosten-der-manuellen-und-software-gestutzten-rechnungsextraktion-teil-3","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/parashift.ai\/de\/die-kosten-der-manuellen-und-software-gestutzten-rechnungsextraktion-teil-3\/","title":{"rendered":"Die Kosten der manuellen und Software-gest\u00fctzten Rechnungsextraktion Teil 3"},"content":{"rendered":"\n

Dieser Artikel ist der letzte in unserer Mini-Serie zum Thema Kosten der manuellen und Software-basierten Rechnungsextraktion. Zuerst aber ein kurzes Recap. Im ersten Artikel<\/a> haben wir uns die verschiedenen Kostenarten angeschaut, die bei der manuellen Rechnungsextraktion in der Regel relevant. Denn oft werden einige dieser Kostenpositionen nicht ber\u00fccksichtigt und es werden Entscheidungen auf nicht ganz korrekten Grundlagen gef\u00e4llt. Dar\u00fcber hinaus habe ich die Musterfirma AG mit ihren Eckdaten vorgestellt, die uns zur Berechnung der Kosten dienen.<\/p>\n\n\n\n

Im zweiten Teil<\/a> haben wir dann anhand der Basis aus dem ersten Teil die Durchschnittskosten berechnet, die pro manuell verarbeitete Rechnung anfallen. Was uns jetzt noch interessiert, sind die Kosten pro verarbeitete Rechnung mittels Software, welche wir anschliessend f\u00fcr den Direktvergleich der beiden Methoden verwenden werden.<\/p>\n\n\n\n

Berechnung der Kosten der Software-basierten Rechnungsextraktion<\/h5>\n\n\n\n
Implementierungskosten<\/h5>\n\n\n\n

Bevor die Musterfirma AG ein System zur automatischen Datenextraktion nutzen kann, muss dies nat\u00fcrlich zuerst in der Systemlandschaft und den Gesch\u00e4ftsprozessen der Firma implementiert werden. Dieses Unterfangen kann je nach Voraussetzungen und Anforderungen der Musterfirma AG relativ stark variieren und somit auch dessen Kosten. In der Regel sind aber solche Projekte irgendwo in der Range von CHF 3’000 bis zu CHF 20’000 angesiedelt. Was ebenfalls stark unterschiedlich ausfallen kann, sind verschiedenste Kosten, die mit der Implementierung in Verbindung stehen. Stichwort Change Management. F\u00fcr die nachstehenden Berechnungen beachten wir diese Dimension aber nicht.<\/p>\n\n\n\n

Direkte Kosten<\/h5>\n\n\n\n

Die Berechnung der direkten Kosten einer automatisch verarbeiteten Rechnung unterscheidet sich relativ substanziell von denjenigen der manuellen Verarbeitung. Sie haben f\u00fcr die Erfassung logischerweise keine Lohnkosten mehr und m\u00fcssen in der Regel auch weit weniger Aufwand einkalkulieren, um Fehler bei Rechnungen auszub\u00fcgeln<\/a>. Letzteres braucht nun wohl Differenzierung und ein wenig mehr Erkl\u00e4rung. Zuerst zur Differenzierung. Haben Sie systematische Fehler bei Rechnungen, die mit einem Systemfehler oder sonst was vergleichbarem beim Lieferanten in Verbindung stehen, dann werden Sie nat\u00fcrlich nach wie vor Aufwand haben, um die Situation zu kl\u00e4ren. Was jedoch die Qualit\u00e4t der reinen Datenerfassung anbelangt (nun also zur Erkl\u00e4rung), haben Sie aber mit Parashift eine OCR-L\u00f6sung, welche Ihnen nicht nur die Extraktion automatisiert, sondern Ihnen erg\u00e4nzend eine Produktoption bietet, mit welcher Sie direkt qualitativ hochstehende validierte Daten erhalten, was durch einen mehrstufigen Qualit\u00e4tskontrollenprozess sichergestellt wird. Diese Option differenziert Parashift markant und reduziert f\u00fcr Sie im Vergleich zu anderen OCR-Software Anbietern die Komplexit\u00e4t von Prozessen ziemlich signifikant. Denn was Sie erhalten, sind direkt weiterverarbeitbare Daten, f\u00fcr nachgelagerte Prozesse.<\/p>\n\n\n\n

Nun also zu den konkreten Zahlen. Anstatt hohe Anschaffungen zu finanzieren und irgendwelche komplexere Lizenzvertr\u00e4ge einzugehen, k\u00f6nnen Sie mit Parashift Dokumente nach einem Konsumationsmodell verarbeiten. F\u00fcr die j\u00e4hrlichen 240’000 Rechnungen bezahlt die Musterfirma AG CHF 100’295.09, wobei hier die Nachbearbeitung und Sicherstellung der Korrektheit der Daten inkludiert ist. That’s it.<\/p>\n\n\n\n

Nun, lassen Sie uns da zus\u00e4tzlich noch die erwarteten Kosten f\u00fcr die \u00dcberarbeitungen hinzuziehen. Sagen wir, dass anstatt 12.5% aller Rechnungen nur noch 5% aller Rechnungen eine solche Triage mit durchschnittlich 6 Minuten Bearbeitungsdauer nach sich ziehen. Das w\u00e4ren dann 12’000 Rechnungen beziehungsweise zus\u00e4tzliche direkte Kosten von CHF 58’085.11 (12’000 x 6 Minuten \/ 60 = 1’200 Stunden und 91’000 Bruttolohn \/ 1’880 Arbeitszeit p.a. x 1’200 Stunden). Somit haben wir total CHF 158’280.2 direkte Kosten.<\/p>\n\n\n\n

Indirekte Kosten<\/h5>\n\n\n\n

Weil wir einen Restwert f\u00fcr die potenzielle \u00dcberarbeitung von Problemen bei Rechnungen bei der direkten Kosten ber\u00fccksichtigt haben, sollten wir nat\u00fcrlich auch hier einen Teil budgetieren. Nehmen wir der einfachheitshalber wie oben bei den direkten Kosten den gleichen prozentualen Anteil – 40% – der Kosten der manuellen Verarbeitung. Also anstatt CHF 92’287.55 nehmen wir CHF 36’915.02.<\/p>\n\n\n\n

Andere indirekten Kosten wie Wartung und dergleichen fallen bei Parashifts Software keine an. Auch Updates werden ohne weitere Aufw\u00e4nde stetig zur Verf\u00fcgung gestellt.<\/p>\n\n\n\n

Opportunit\u00e4tskosten<\/h5>\n\n\n\n

Ebenso die Opportunit\u00e4tskosten fallen mit der Extraktionsl\u00f6sung von Parashift anders aus. Denn was Sie damit erreichen, ist ja eben dass Sie Ihre Mitarbeitenden von diesen nicht direkt wertsch\u00f6pfenden Arbeiten befreien und anderweitig einsetzen k\u00f6nnen. Weil wir aber m\u00f6glichst realit\u00e4tsnah bleiben wollen, ber\u00fccksichtigen wir auch in dieser Kostendimension einen Restwert, da wir ja nach wir vor davon ausgehen, dass Sachbearbeiter in gewissen F\u00e4llen Nachforschungen durchf\u00fchren m\u00fcssen. Hier nehmen wir ebenfalls wieder das gleich geringere Verh\u00e4ltnis an Rechnungen, die es zu \u00fcberarbeiten gilt. Anstatt zuvor CHF 115’359.44 rechnen wir hier daher mit CHF 46’143.78.<\/p>\n\n\n\n

Gesamtkosten<\/h5>\n\n\n\n

Soooo… Wer mitgerechnet hat, wird schon bemerkt haben, dass der Kostenunterschied zwischen manueller und automatisierter Rechnungsverarbeitung relativ signifikant ausf\u00e4llt. F\u00fcr 240’000 Rechnungen pro Jahr zahlte die Musterfirma AG bei manueller Erfassung satte CHF 669’084.76. Mit der L\u00f6sung von Parashift, wo auch die Validierung der Daten optional inklusive ist, sind dies dagegen lediglich CHF 241’439. Also minimal mehr als CHF 1.- pro Dokument. Und vergessen Sie nicht… Hier haben wir erg\u00e4nzend zu den Softwarekosten auch diejenigen mit ber\u00fccksichtigt, die durch \u00dcberarbeitung in Sonderf\u00e4llen von den Sachbearbeitern der Musterfirma AG (mit Gemein- und Opportunit\u00e4tskosten) entstehen. Die Kosten mit Software-basierter Rechnungsextraktion sind also gerade noch 36% der urspr\u00fcnglichen Kosten. Zeit also, hier schleunigst was zu \u00e4ndern.<\/p>\n\n\n\n

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