{"id":17615,"date":"2020-09-22T13:35:09","date_gmt":"2020-09-22T13:35:09","guid":{"rendered":"http:\/\/parashift.io\/?p=3727"},"modified":"2025-11-30T22:40:39","modified_gmt":"2025-11-30T22:40:39","slug":"die-kosten-der-manuellen-und-software-gestutzten-rechnungsextraktion-teil-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/parashift.ai\/de\/die-kosten-der-manuellen-und-software-gestutzten-rechnungsextraktion-teil-2\/","title":{"rendered":"Die Kosten der manuellen und Software-gest\u00fctzten Rechnungsextraktion Teil 2"},"content":{"rendered":"\n

Dieser Blogpost kn\u00fcpft an den letzten Artikel<\/a> an, wo wir uns die verschiedenen Kostenpositionen angeschaut haben, die bei der manuellen Rechnungsverarbeitung in der Regel anfallen. Wir werden nun hier diese Kosten f\u00fcr die Beispielfirma Musterfirma AG konkret berechnen.<\/p>\n\n\n\n

Anmerkung: Die Angaben sind wie die Firma fiktiv und somit nicht als Referenzangabe zu interpretieren.<\/p>\n\n\n\n

Berechnung der Kosten der manuellen Dateneingabe<\/h4>\n\n\n\n
Direkte Kosten<\/h5>\n\n\n\n

Die direkten Kosten einer Rechnung h\u00e4ngen prim\u00e4r von der Geschwindigkeit des Abtippens ab. Es macht daher Sinn, die durchschnittlichen Tastenanschl\u00e4ge zu messen. Sie k\u00f6nnen sich vorstellen, dass Ihre Mitarbeitenden dabei ganz unterschiedlich abschneiden werden. Daher ist es ratsam, eine ann\u00e4hernd repr\u00e4sentative Gruppe an Mitarbeitenden f\u00fcr diese Messung herbeizuziehen.<\/p>\n\n\n\n

F\u00fcr unser Beispiel nehmen wir an, dass eine durchschnittliche Rechnung mit 30 Feldern in 112 Sekunden vollst\u00e4ndig im System eingetragen wird. Die Herleitung daher ist wie folgt: Unsere durchschnittliche Rechnung mit 30 Feldern und durchschnittlich 8 Zeichen pro Feld resultiert in 240 ben\u00f6tigten Tastenanschl\u00e4gen. Gehen wir davon aus, dass der durchschnittliche Tastenanschlag Ihrer Mitarbeiter bei 200 liegt, kommen wir auf genau diese 112 Sekunden (wichtige Randnotiz: Wir gehen mal davon aus, dass bei diesen Tastenanschl\u00e4gen keine Korrekturen vorgenommen wurden). Ist eine Rechnung fehlerhaft und muss aus unterschiedlichen Gr\u00fcnden erneut bearbeitet werden, rechnen wir mit einer durchschnittlichen Bearbeitungsdauer von 6 Minuten anstatt 112 Sekunden. Mit diesen Zahlen k\u00f6nnen wir nun arbeiten.<\/p>\n\n\n\n

Die Musterfirma AG hat wie im vorderen Artikel erw\u00e4hnt ein j\u00e4hrliches Dokumentenvolumen von 240’000 Belegen. Implizieren wir die Sch\u00e4tzung zu den Rechnungen, die \u00dcberbearbeitung verlangen<\/a>, heisst das, dass die Firma pro Jahr mit ca. 30’000 Rechnungen x 6 Minuten + 210’000 x 112 Sekunden = 572’000 Minuten oder mehr als 9’533 Stunden Aufwand allein f\u00fcr die Datenerfassung rechnen muss. <\/p>\n\n\n\n

Ebenfalls habe ich im vorderen Teil vermerkt, dass der durchschnittliche Lohn einer Leiterin oder eines Leiters in der Kreditorenbuchhaltung sich in der Schweiz auf ca. CHF 115’000<\/a> und derjenige von Sachbearbeiter auf etwa CHF 70’000<\/a> bel\u00e4uft. Dazu hinzu sollten Sie hier jeweils mindestens noch einmal 30% f\u00fcr Sozialleistungen und weiteren Aufw\u00e4nde seitens Arbeitgeber aufrechnen (Achtung: Hier sollten Sie kucken, dass Sie nicht Kosten einrechnen, welche Sie bei den indirekten Kosten vorgesehen haben).<\/p>\n\n\n\n

Gehen wir davon aus, dass in die Erfassungsarbeit lediglich die Sachbearbeiter involviert sind, was nicht wirklich immer zutrifft, heisst dass, das die ungef\u00e4hren direkten Kosten CHF 461’437.77 (70’000 x 1.3 = 91’000\/1’880 Stunden * 9’544 Stunden) betragen, wenn die Sachbearbeiter der Musterfirma AG 40 Stunden pro Woche arbeiten und 5 Wochen Ferien pro Jahr haben. Und das sind lediglich die Lohnkosten f\u00fcr die Datenerfassung bei durchschnittlich 200 fehlerfreien Anschl\u00e4gen pro Minute beziehungsweise 6 Minuten andauernder \u00dcberarbeitung von fehlerhaften Eintr\u00e4gen gem\u00e4ss der Annahme zur Verteilung von fehlerfreien und fehlerhaften Rechnungen. Grunds\u00e4tzlich sind hier erg\u00e4nzend noch Dinge wie durchschnittlich verpasste Skonti, Geb\u00fchren f\u00fcr zu sp\u00e4tes Bezahlen und Transaktionskosten bei Lieferantenrotation aufgrund schlechter Kommunikation zu ber\u00fccksichtigen. Wir lassen diese aber einmal grossz\u00fcgig weg.<\/p>\n\n\n\n

Indirekte Kosten<\/h5>\n\n\n\n

F\u00fcr die indirekten Kosten, auch Gemeinkosten gennant, rechnen wir mit einem Zuschlag von 20%. Somit betragen diese Kosten CHF 92’287.55.<\/p>\n\n\n\n

Opportunit\u00e4tskosten<\/h5>\n\n\n\n

Eine Kostenkomponente, die oftmals vergessen wird, sind die Opportunit\u00e4tskosten. Diese versuchen in unserem Fall zu beziffern, was der monet\u00e4re Verlust ist, wenn stattdessen realistische alternative T\u00e4tigkeiten ausgef\u00fchrt werden w\u00fcrden, welche mehr Wert generierten. Das heisst, um diese Kosten zu bestimmen, m\u00fcssen wir den finanziellen Wert der alternativ m\u00f6glichen T\u00e4tigkeiten bestimmen.<\/p>\n\n\n\n

Unsere Annahme dazu ist, dass im Durchschnitt eine um 25% h\u00f6here Wertsch\u00f6pfung erzielt werden k\u00f6nnte, wenn die Sachbearbeiter anstatt der manuellen Arbeit andere T\u00e4tigkeiten \u00fcbernehmen k\u00f6nnten. Diese Arbeiten k\u00f6nnten beispielsweise bei der Einsatzplanung- und Optimierung, Koordination mit Transporteuren und Kunden, Disposition, Mithilfe bei Projekten oder in anderen Bereichen sein.<\/p>\n\n\n\n

Daraus ergeben sich Opportunit\u00e4tskosten von CHF 115’359.44.<\/p>\n\n\n\n

Gesamtkosten<\/h5>\n\n\n\n

Addieren wir nun alle drei Kostenpositionen zusammen, so erhalten wir CHF 669’084.76 pro Jahr f\u00fcr die Verarbeitung von 240’000 Rechnungen. Pro Rechnung macht das dann mindestens rund CHF 2.80 unter Einbezug der aufgef\u00fchrten Annahmen zu den Kosten. Doch vergessen Sie nicht, wie mehrmals erw\u00e4hnt, beruhen diese Berechnungen auf diversen Annahmen, die nicht repr\u00e4sentativ f\u00fcr Ihr Unternehmen sein m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n

In einem letzten Artikel werden wir uns noch die Kosten der automatisierten Dokumentenextraktion anschauen und den Direktvergleich mit der manuellen Dateneingabe durchf\u00fchren.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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