{"id":17613,"date":"2020-09-17T13:30:48","date_gmt":"2020-09-17T13:30:48","guid":{"rendered":"http:\/\/parashift.io\/?p=3723"},"modified":"2025-11-30T22:40:39","modified_gmt":"2025-11-30T22:40:39","slug":"die-kosten-der-manuellen-und-software-gestutzten-rechnungsextraktion-teil-1","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/parashift.ai\/de\/die-kosten-der-manuellen-und-software-gestutzten-rechnungsextraktion-teil-1\/","title":{"rendered":"Die Kosten der manuellen und Software-gest\u00fctzten Rechnungsextraktion Teil 1"},"content":{"rendered":"\n

Viele Unternehmen f\u00fchren die Verarbeitung von Eingangsrechnungen nach wie vor manuell durch. Groben Sch\u00e4tzungen zufolge sind dies stolze 90% der Unternehmen.<\/a> Dies obwohl schon ab einer relativ geringen Menge an Rechnungen der ben\u00f6tigte Aufwand schnell mal kostspielig wird und mit steigendem Volumen in einem immer schlechteren Licht dasteht, wenn wir denn den Vergleich mit einer Software-gest\u00fctzten Verarbeitung machen.<\/p>\n\n\n\n

Heute k\u00f6nnen wir dank neuen Technologien wie Machine Learning Rechnungen wesentlich effizienter verarbeitet werden und so den manuellen Aufwand signifikant minimieren. Die gesteigerte Effizienz zieht so erhebliche Kosteneinsparungen mit sich. Zudem kann dank schnelleren Durchlaufzeiten auch einfacher von Skonti profitiert<\/a> werden.<\/p>\n\n\n\n

In dieser Mini-Serie schauen wir uns die Kosten der manuellen Rechnungsverarbeitung an und stellen diese denjenigen von automatisierter Rechnungsextraktion gegen\u00fcber.<\/p>\n\n\n\n

Unsere Beispielfirma –  \u00abMusterfirma AG\u00bb<\/h4>\n\n\n\n

Die angefallenen Kosten pro Verarbeitung einer Rechnung zu verstehen, ist nicht immer ganz so trivial. Zudem ist die Referenzangabe eines Durchschnittes keineswegs auf eine x-beliebige Firma anzuwenden. Zu gross ist die Variation der relevanten Einflussgr\u00f6ssen. Behalten Sie dies also im Hinterkopf, wenn Sie die aufgef\u00fchrten Zahlen interpretieren und R\u00fcckschl\u00fcsse ziehen wollen.<\/p>\n\n\n\n

F\u00fcr die Kostenkalkulationen betrachten wir ein Beispielunternehmen namens Musterfirma AG. Es handelt sich dabei um eine Schweizer Firma, die in der Logistikbranche t\u00e4tig ist und j\u00e4hrlich 240’000 Rechnungen verarbeitet, also um die 20’000 Rechnungen pro Monat. Die Rechnungen erh\u00e4lt die Musterfirma AG jeweils als PDFs oder Scans im E-Mail-Anhang von 1’500 verschiedenen Lieferanten. Diese sind durchschnittlich 1,5 Seiten lang und beinhalten 24 Felder, die es auszulesen gilt. Zur Erl\u00e4uterung: Ein Feld ist beispielsweise der Lieferant und seine Adresse.<\/p>\n\n\n\n

Der durchschnittliche Lohn eines Leiters in der Kreditorenbuchhaltung bel\u00e4uft sich in der Schweiz auf ca. CHF 115’000<\/a>. Ein Sachbearbeiter verdient j\u00e4hrlich etwa CHF 70’000<\/a>. Das sind auch genau jene Geh\u00e4lter, die die Musterfirma AG an Ihre Mitarbeitenden ausbezahlt.<\/p>\n\n\n\n

Anmerkung: Da diese Annahmen auf einem fiktiven Unternehmen basieren, sind diese Werte dementsprechend nicht repr\u00e4sentativ und die Kosten f\u00fcr Ihr Unternehmen k\u00f6nnen sich folglich klar unterscheiden.<\/p>\n\n\n\n

Kosten die bei der manuellen Dateneingabe anfallen<\/h4>\n\n\n\n

Bevor wir die Kosten berechnen k\u00f6nnen, m\u00fcssen wir erst klarstellen, welche Kostenpositionen in unserem Kontext \u00fcberhaupt anfallen und relevant sind. Nicht selten werden hier gewisse Positionen vernachl\u00e4ssigt und f\u00e4lschlicherweise nur die offensichtlichen direkten Kosten einbezogen. Also die Zeit, die ein Mitarbeiter f\u00fcr die manuelle Dateneingabe verwendet. Das ist aber nicht wirklich korrekt, da andere Kostenarten ignoriert werden, was den objektiven Vergleich klar verzerrt. Konkret unterscheiden wir hier zwischen direkten, indirekten und Opportunit\u00e4tskosten.<\/p>\n\n\n\n

Direkte Kosten<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Die direkten Kosten berechnen wir grunds\u00e4tzlich anhand der Vollzeit\u00e4quivalente, die f\u00fcr die Dateneingabe verantwortlich sind und multiplizieren diese Ziffern mit den jeweiligen Lohnkosten. Zuz\u00fcglich fliessen auch alle anderen Kosten mit ein, welche unmittelbar mit der Leistung in Verbindung stehen. Beispielsweise auch solche, die beim Korrigieren von inkorrekt eingegebenen Daten in Form von Zusatzaufwand anfallen. Oft beinhaltet dies auch die Kommunikation mit anderen Stakeholder wie Lieferanten, Kunden, Banken oder auch anderen Abteilungen innerhalb des Unternehmens. Sch\u00e4tzungen zufolge, ben\u00f6tigen 12.5% der Rechnungen<\/a> \u00dcberarbeitung beziehungsweise zus\u00e4tzlichen Effort, der zu ber\u00fccksichtigen ist.<\/p>\n\n\n\n

Was wir hier hier erg\u00e4nzend ebenfalls noch in die direkten Kosten inkludieren, sind Dinge wie die durchschnittlichen Skonti, die verpasst werden, Geb\u00fchren f\u00fcr zu sp\u00e4tes Bezahlen und Transaktionskosten bei Lieferantenrotation aufgrund schlechter Kommunikation. <\/p>\n\n\n\n

Indirekte Kosten<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Indirekte Kosten beinhalten dagegen allerlei Kosten, die nicht direkt auf Kostentr\u00e4ger \u00fcberw\u00e4lzt werden k\u00f6nnen. Wir kennen diese Kostenart auch als Gemeinkosten. Um die \u00dcberw\u00e4lzung m\u00f6glichst verbraucherorientiert durchf\u00fchren zu k\u00f6nnen, gibt es unterschiedliche Verfahren, die Sie grunds\u00e4tzlich verwenden k\u00f6nnen. Welches Sie umsetzen, sollte kontextabh\u00e4ngig bestimmt werden. <\/p>\n\n\n\n

Da es ja bekanntlich mit Beispielen immer ein wenig verst\u00e4ndlicher wird, hier einige regelm\u00e4ssig angetroffene Kostenpositionen: Wasser- und Stromkosten, Wartung von Anlagen, Reinigung, teils Miete und dergleichen. Werden in diesem Kontext noch Materialien wie Schmiermittel und Schrauben verwendet, sind diese streng gesehen ebenfalls als indirekte Kosten einzustufen.<\/p>\n\n\n\n

Opportunit\u00e4tskosten<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Eine andere Kostenart, die es sich lohnt zu hinterfragen, sind die Opportunit\u00e4tskosten, die entstehen, indem, dass Ihre Mitarbeiter wertvolle Kapazit\u00e4ten aufbringen m\u00fcssen, die aber m\u00f6glicherweise anderweitig besser eingesetzt werden k\u00f6nnten. Sprich, f\u00fcr T\u00e4tigkeiten verwendet werden k\u00f6nnten, die bedeutendere Mehrwerte schaffen w\u00fcrden. <\/p>\n\n\n\n

In einem n\u00e4chsten Schritt werden wir die soeben genannten Kostenpositionen f\u00fcr die Musterfirma AG berechnen und die Durchschnittskosten pro Rechnung ermitteln.<\/p>\n\n\n\n

Dieser Wert ist wichtig, um sich bewusst zu werden, wie viel eigentlich die manuell aufgebrachte Arbeit kostet. Sie bietet aber auch eine gute Basis f\u00fcr einen Vergleich mit Alternativen und unterst\u00fctzt so strategische Entscheidungsfindungen. Welche konkreten Kosten in unserem Beispiel der Musterfirma AG und welche mit automatisierter Rechnungsextraktion anfallen, erfahren Sie also im n\u00e4chsten Blogartikel. <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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