Dokumente und Formulare sind ein Kernaspekt im heutigen Gesch\u00e4ftsalltag. Die Omnipr\u00e4senz und tendenzielle Zunahme der Dokumente hat aber auch eine zunehmende Komplexit\u00e4t zur Folge. Schnell kann der \u00dcberblick verloren gehen. Insbesondere dann, wenn einige Dokumente in physischer und andere in digitaler Form vorliegen.<\/p>\n\n\n\n
Mit dem Aufkommen neuer Technologien und M\u00f6glichkeiten zum Umgang mit Dokumenten stehen die meisten Unternehmen vor der Herausforderung, wie sie ihre Dokumente m\u00f6glichst effizient verarbeiten, organisieren und verwalten k\u00f6nnen. Um diese auf allen Ger\u00e4ten verf\u00fcgbar sowie jederzeit abrufbar zu machen, m\u00fcssen sie erst digitalisiert werden, sollten sie es denn nicht bereits sein.<\/p>\n\n\n\n
Das Scanning ist dementsprechend einer der ersten Schritte, der n\u00f6tig ist, um Dokumente zu digitalisieren. Sind sie erst einmal digitalisiert, stellt sich die Frage, was die optimale L\u00f6sung f\u00fcr die Speicherung der Dokumente ist. Oft wird das Cloud File Sharing (Dienste wie Google Drive, Dropbox, etc.) verwendet, da es eine simple, schnelle und billig bis kostenlose L\u00f6sung ist. Doch ist das wirklich die optimale L\u00f6sung?<\/p>\n\n\n\n
In diesem Artikel vergleichen wir die beiden Optionen Cloud Document Management und Cloud File Sharing miteinander.<\/p>\n\n\n\n
Cloud File Sharing kann als ein Dienst definiert werden, der mehreren Benutzern gleichzeitig erlaubt, mit jedem Internet-f\u00e4higen Ger\u00e4t ortsunabh\u00e4ngig auf Dateien in der Cloud zuzugreifen. Die Sicherheit f\u00fcr die Dateifreigabe in der Cloud wird mit Benutzer- und Gruppenberechtigungen verwaltet, die es Administratoren erm\u00f6glichen, den Zugriff auf die gemeinsam genutzten Dateien genau zu kontrollieren.<\/p>\n\n\n\n
Cloud Document Management weist alle Funktionen von Cloud File Sharing auf, bietet aber noch einiges mehr. Nebst der digitalen Speicherung und Ablage von Informationen, erm\u00f6glicht eine Indexierung wichtiger Informationen innerhalb der Dokumente, eine leichte Auffindbarkeit. Dank Integrationsm\u00f6glichkeiten und definierbaren Regeln, k\u00f6nnen zudem Prozesse gestaltet und optimiert werden.<\/p>\n\n\n\n
Bei den kostenfreien File Sharing Anbietern ist es je nach Anbieter nicht ganz offensichtlich, wer allf\u00e4llige \u00c4nderungen beim Bearbeiten der Dateien gemacht hat, da die Dateien meist f\u00fcr alle Mitarbeiter freigegeben sind und das Tagging der Mitarbeiter beziehungsweise derer Interaktionen nicht unterst\u00fctzt wird. Cloud Document Management L\u00f6sungen bieten nebst zuweisbaren Rollen auch Zugriff auf die vollst\u00e4ndige Bearbeitungshistorie der Dateien. So k\u00f6nnen Sie klar erkennen, wer wann welche Bearbeitungen vorgenommen hat. Dar\u00fcber hinaus haben Sie die Kontrolle dar\u00fcber.<\/p>\n\n\n\n