„Going Paperless“ ist ein h\u00e4ufig angetroffenes Buzzword in der Zeit der Digitalen Transformation. Ein dabei wichtiger Aspekt ist die Archivierung. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung stellen sich Organisationen also unter anderem die Frage, inwieweit Dokumente digital archiviert werden k\u00f6nnen und ob auf eine physische Archivierung g\u00e4nzlich verzichtet werden kann.<\/p>\n\n\n\n
Bei der Archivierung stellen sich aber noch andere Fragen. Etwa wie es m\u00f6glich ist, dass digitale Dokumente trotzdem den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen. Zudem sollen die Dokumente in elektronischer Form durchsuchbar sein, sodass Informationen mit geringstm\u00f6glichem Aufwand konsultiert und abgerufen werden k\u00f6nnen. Welche Dateiformate sich f\u00fcr die Archivierung eignen und wie diese sowohl durchsuchbar als auch Datenschutz-konform gemacht werden k\u00f6nnen, will ich Ihnen nachstehend n\u00e4her bringen.<\/p>\n\n\n\n
Am besten f\u00fcr die Archivierung geeignet ist das PDF\/A Dateiformat<\/a>, wobei das A auch sinngem\u00e4ss f\u00fcr Archivierung steht. Es ist ein ISO-standardisiertes Format, dass extra f\u00fcr die Archivierung von digitalen Dokumenten entwickelt wurde. Das PDF\/A wurde 2005 ver\u00f6ffentlicht und seitdem sind einige Erweiterungen des Standards entwickelt und ver\u00f6ffentlicht worden. Es gibt mittlerweile drei Normen, wobei die Norm PDF\/A-4 noch im Jahr 2020 kommen sollte. Die Normen PDF\/A-1 bis PDF\/A-3 haben jeweils noch unterschiedliche Konformit\u00e4tsebenen. Welche Eigenschaften die jeweiligen Standards und ihre Konformit\u00e4tsebenen haben, k\u00f6nnen Sie hier<\/a> nachlesen.<\/p>\n\n\n\n Verglichen mit dem normalen PDF-Format, bietet das PDF\/A Format einige wesentliche Vorteile, die es zu einer besseren L\u00f6sung f\u00fcr die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten macht. PDF\/A ist nicht umsonst ein weit verbreitetes Dateiformat, das in vielen Branchen zur Archivierung eingesetzt wird.<\/p>\n\n\n\n Wie eingangs erw\u00e4hnt, ist es wichtig, dass archivierte Dokumente durchsuchbar sind. Nur so k\u00f6nnen Informationen schnell abgerufen werden, ohne dass ein Vielfaches an manueller Arbeit f\u00fcr das Aufst\u00f6bern des passenden Dokuments aufgewendet werden muss. Auch die mit OCR extrahierten Daten sind weiterhin durchsuchbar. Das heisst, sowohl der mit OCR extrahierte Text, als auch jegliche eingescannten Bilder werden im PDF\/A Format gespeichert und sind danach durchsuchbar.<\/p>\n\n\n\n Wenn ein papierloses Unternehmen angestrebt wird, dann muss nat\u00fcrlich auch sichergestellt werden, dass die digitalen Dokumente nicht zu viel Speicherplatz brauchen. Das ist ein weiteres Plus von PDF-Dateien. Denn diese k\u00f6nnen n\u00e4mlich dank einer guten Datenstruktur und sehr effizienten Komprimierungsalgorithmen ziemlich kompakt gemacht werden. Wenn Sie mehr dar\u00fcber in Erfahrung bringen wollen, lesen Sie am besten hier<\/a> weiter.<\/p>\n\n\n\n Wie zuvor angedeutet, gibt es die Normen PDF\/A-1 bis PDF\/A-3, die \u00fcber die Jahre entwickelt wurden. Diese sind aber alle g\u00fcltig und miteinander kompatibel. Sprich, wenn vor einigen Jahren noch die PDF\/A-2 Norm f\u00fcr die Archivierung verwendet und jetzt auf PDF\/A-3 gewechselt wurde, dann m\u00fcssen die zuvor archivierten Dokumente nicht migriert werden. Das ISO-Komitee kann keine \u00e4ltere Norm zur\u00fcckziehen, was bedeutet, dass Sie keine Daten verlieren oder sie allenfalls inkompatibel werden. Mit PDF\/A haben Sie also eine sichere und immer g\u00fcltig bleibende L\u00f6sung f\u00fcr die Archivierung.<\/p>\n\n\n\n PDF\/A bietet in Kombination mit digitalen Signaturen zudem optimale Rechtssicherheit. Diese Kombination sorgt daf\u00fcr, dass PDF\/A-Dokumente nicht ver\u00e4ndert werden k\u00f6nnen und ist deshalb bestens f\u00fcr die Langzeitarchivierung geeignet.<\/p>\n\n\n\n Die im Mai 2018 ver\u00f6ffentlichte Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine Verordnung der Europ\u00e4ischen Union (EU), mit der die Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten vereinheitlicht werden sollen. Welche Bestimmungen genau die DSGVO ausmachen, erfahren Sie hier<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Da die Schweiz kein Teil der EU ist, kommt die DSGVO nur zum Zug<\/a>, wenn Sie personenbezogene Daten von nat\u00fcrlichen Personen verarbeiten, die sich in der EU befinden, und falls die Verarbeitung dazu dient:<\/p>\n\n\n\n Dank dem PDF\/A-Format sollte dies aber kein Problem sein. Wenn Sie m\u00f6glicherweise schon Daten gespeichert haben und es nicht wissen, kann dies problematisch sein, wenn diese nicht digital archiviert wurden und demzufolge nicht elektronisch durchsuchbar sind.<\/p>\n\n\n\n Deswegen ist es ja eben so wichtig, dass Sie durchsuchbare PDF\/A-Dateien zur Archivierung verwenden, weil diese einfach mit automatisierter Anonymisierung kombiniert werden k\u00f6nnen. So sollte die DSGVO f\u00fcr Sie kein Problem mehr darstellen und Ihre Daten k\u00f6nnen auch in Zukunft problemlos Datenschutz-konform archiviert werden.<\/p>\n\n\n\n Bei all den Vorteilen bleibt nun nur noch die Frage, wie denn eine PDF\/A-Datei erstellt werden kann. Nat\u00fcrlich geht das mit Microsoft Word, wenn nur wenige Dateien erstellt werden m\u00fcssen. Bei einer grossen Anzahl wird das aber schnell aufw\u00e4ndig und komplex.<\/p>\n\n\n\n Parashift kann diesen Prozess f\u00fcr Sie \u00fcbernehmen und jegliche Bilder, Scans und PDFs in durchsuchbare und Datenschutz-konforme PDF\/A-Dateien konvertieren, die bestens f\u00fcr Archivierungszwecke geeignet sind. Dies nat\u00fcrlich lediglich in Erg\u00e4nzung zum eigentlichen Kerngesch\u00e4ft: Der strukturierten Datenextraktion.<\/p>\n\n\n\n Wie das genau funktioniert, versuchen Sie am besten gleich selbst. Dazu registrieren Sie sich am besten \u00fcber nachstehenden Banner, wo Sie anschliessend ohne jegliche Konfiguration Dokumente aus dem Einkauf wie etwa Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, etc. direkt verarbeiten k\u00f6nnen. Und sollten Sie erg\u00e4nzende Fragen haben, dann z\u00f6gern Sie nicht, uns zu kontaktieren<\/a>.<\/p>\n\n\n\nWas PDF\/A zum besten Dateiformat f\u00fcr Archievierungszwecke macht<\/h4>\n\n\n\n
Datenschutzkonformit\u00e4t dank PDF\/A<\/h4>\n\n\n\n
\n
Wie PDF\/A-Dateien erstellt werden k\u00f6nnen<\/h4>\n\n\n\n