Unternehmen aller Art und Gr\u00f6sse sehen sich – in unterschiedlichem Masse – mit Herausforderungen im Informationsmanagement konfrontiert. Bereits das durchschnittliche Unternehmen produziert j\u00e4hrlich ein enormes Volumen an Dokumenten. Denn es kann sein, dass nur ein einziger Kunde oder Lieferant diverse Formulare ausf\u00fcllen, Rechnungen erstellen, E-Mails versenden und eine Vielzahl von anderen Papieren einreichen muss, um einen Prozess durchzuf\u00fchren. Und die Digitalisierung scheint entgegen den Erwartungen vieler sogar zu noch h\u00f6herem Dokumentenvolumen zu f\u00fchren. Gl\u00fccklicherweise aber vermehrt in digitaler Natur. Sie k\u00f6nnen sich also gut vorstellen, welchen \u00abStapel\u00bb an Dokumenten solche Unternehmen im Laufe der Jahre ansammeln.<\/p>\n\n\n\n
So haben nun denn auch die meisten Unternehmen inzwischen erkannt, wie wichtig es ist, zielf\u00fchrend mit Dokumentendaten umzugehen. Und nein, niemand will Aktenschr\u00e4nke durchforsten, nur um relevante Details abzurufen, bevor die Anfrage eines Kunden gel\u00f6st werden kann. Genau so wenig will niemand stundenlang Belege und Rechnungen abtippen. Zumindest w\u00fcrde ich niemanden kennen, der oder die das wirklich mit Euphorie tut. Und trotzdem m\u00fcssen ja diese Dokumente auf irgendeine Art digitalisiert werden, um nachgelagerte Prozesse reibungslos durchf\u00fchren zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n
Deswegen wollen Unternehmen vermehrt die Dokumentenerfassung nutzen, um Hardcopies in Softcopies umzuwandeln, damit sie Informationen leichter verwalten und allenfalls mit Gesch\u00e4ftspartnern effizient austauschen k\u00f6nnen. Sobald sich ein Unternehmen dazu entschliesst, seine physischen und digital eintreffenden Dokumente zu digitalisieren beziehungsweise maschinenlesbar zu strukturieren, stellt sich nun die Frage, wie es dies genau umsetzen will.<\/p>\n\n\n\n
Eine M\u00f6glichkeit besteht darin, das Scannen von Dokumenten als interner Prozess zu regeln. Die Unternehmung besorgt sich einige Spezialger\u00e4te und Software-L\u00f6sungen und entwickelt bei Bedarf Ad-hoc-L\u00f6sungen, um den jeweiligen Anforderungen gerecht zu werden. Nebst Know-How zur Implementierung und Bedienung der Ger\u00e4te ist es aber auch eine betr\u00e4chtliche Investition, solche Anschaffungen zu t\u00e4tigen. Und mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit m\u00fcssen intern zus\u00e4tzlich nach wie vor Ressourcen bereit gestellt werden, um die Extraktion der Belege zu \u00fcberpr\u00fcfen und allenfalls Korrekturen der ausgelesenen Werte vorzunehmen. Die Technologien zur Extraktion sind n\u00e4mlich noch im Reifeprozess. Das Ganze ist also ein ziemliches Unterfangen, wo die meisten Unternehmen, zumindest solange es nicht irgendwie Teil des Kerngesch\u00e4fts ist, keine tiefgr\u00fcndigen Kompetenzen haben und somit in der Regel nicht wirklich effizient agieren k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n
Daher sind wir der Meinung, dass die Dokumentenerfassung inklusive Nachbearbeitung von maschinellen Extraktionsergebnissen nicht mehr firmenintern durchgef\u00fchrt werden sollte. Um dieses Statement zu begr\u00fcnden beschreibe ich nachfolgend 5 Gr\u00fcnde, weshalb Sie Ihre Dokumentenverarbeitung unbedingt auslagern sollten.<\/p>\n\n\n\n
Das durchschnittliche Unternehmen hat zahlreiche Interaktionen mit diversen Stakeholdern, durch welche es immer wieder zur Festhaltung von Ereignissen in Form von beispielsweise Korrespondenzen, Vertr\u00e4gen, Rechnungen oder anderen Belegen kommt. Die Verwaltung dieser Dokumente geh\u00f6rt jedoch in den allermeisten F\u00e4llen nicht zu den Kernaufgaben des Unternehmens. Und viele dieser Firmen neigen dazu, den Zeit- und Ressourcenaufwand zu untersch\u00e4tzen, der f\u00fcr die Einrichtung und Verwaltung eines effektiven Arbeitsablaufs zur Dokumentenerfassung erforderlich ist. Zudem ist vielen von ihnen nicht klar, wie viel Ressourcen heute gespart und anderweitig verwendet werden k\u00f6nnten, wenn man denn die Erfassung mit Industriepartnern wie Parashift regeln w\u00fcrde. F\u00fcr viele ist es halt einfach Teil der Gewohnheit, dass das Auslesen von Dokumenten unternehmensintern gehandhabt wird. Eigentlich schade, bedenken wir die hohen Opportunit\u00e4tskosten. Die darin gebundenen Ressourcen w\u00e4ren im eigentlichen Kerngesch\u00e4ft einer Firma viel besser investiert.<\/p>\n\n\n\n
Die Kosten, um beim Thema zu bleiben, spielen offensichtlich eine bedeutende Rolle bei der Entscheidung, welche Optionen eine Organisation w\u00e4hlt, um ihre Probleme zu l\u00f6sen. In manchen Bereichen wird diese Entscheidungsvariable jedoch weniger stark gewichtet als in anderen. Da der technologische Fortschritt aber zunehmend zu mehr Kostenersparnissen f\u00fchrt, wird der Druck auf m\u00f6gliche irrationale Entscheidungen erh\u00f6ht. Genau das ist auch was wir immer mehr im Handling mit Dokumenten sehen. Denn die Kostenunterschiede zwischen Make or Buy in der Datenextraktion von Dokumenten werden immer signifikanter. Einerseits wird diese Arbeit immer teurer und anderseits die Technologie, welche solche Arbeitsprozesse \u00fcbernehmen kann, immer leistungsst\u00e4rker und billiger. Wenn also ein Unternehmen seine Dokumentenerfassungsprozesse an eine spezialisierte Drittpartei auslagert, spart es eine enorme Menge an Geld, das sonst in die Beschaffung und den Betrieb eines teuren, modernen und flexiblen Systems fliessen w\u00fcrde.<\/p>\n\n\n\n
Auf diese Weise muss sich ein Unternehmen auch keine Sorgen mehr \u00fcber die Aufr\u00fcstung der Software auf mindestens die neuesten Industriestandards machen. Diese Weiterentwicklungen und Updates werden von uns \u00fcbernommen. Als Technologie verstehen wir es n\u00e4mlich als unsere wichtigste Aufgabe, Ihre Dokumente so effizient und kosteng\u00fcnstig wie m\u00f6glich zu extrahieren. <\/p>\n\n\n\n
F\u00fcr jene unter Ihnen, die schon Projekterfahrungen mit OCR-Anbietern haben, gilt es hier separat was anzumerken: Die Welt \u00e4ndert sich auch hier zunehmend rasant. OCR-Projekte waren in den Vergangenheit nicht immer einfach, geschweige denn kostentechnisch schnell mal attraktiv – in Kurzform ein „No Brainer“. Zu komplex war das Thema, zu viel individuelle Konfiguration notwendig. So war es denn auch nicht selten, dass solche Projekte eine Unmenge an Geld verschlungen haben. Aber eben… Auch die OCR-Welt ver\u00e4ndert sich. Heute gibt es Angebote, wo Sie mit bedeutend weniger Komplexit\u00e4t zum gew\u00fcnschten Ziel kommen. Angebote, die im Pricing auch um ein Vielfaches simpler gestaltet sind und vielmehr Flexibilit\u00e4t bieten. Konkret: Hohe Anschaffungskosten, Lizenzgeb\u00fchren und kostspielige Wartungs- und Supportkosten werden von Pay-as-You-Go Modellen abgel\u00f6st. Dadurch werden OCR-Technologien wie die unseren nicht nur f\u00fcr grosse Unternehmen, sondern auch f\u00fcr kleinere Unternehmen zug\u00e4nglich. Ein Game-Changer f\u00fcr die Kostenstrukturen vieler Firmen.<\/p>\n\n\n\n
Ein anderer wesentlicher Teil, welcher per se nat\u00fcrlich stark im Kontext mit dem Fokus auf das Kerngesch\u00e4ft sowie den Kostenersparnissen steht, ist die Prozesseffizienz. Es ist ziemlich offensichtlich, dass wenn Sie die Technologie und zus\u00e4tzlichen Dienstleistungen, die wir Ihnen bieten (d.h. die Nachkontrolle und -bearbeitung von Extraktionsresultaten), in Anspruch nehmen, Ihre Dokumente wesentlich effizientere Prozesse durchlaufen, als wenn Sie diese selbst organisieren w\u00fcrden. Dies daher, da unser Setup, technologisch sowie auch in der Annotation der extrahierten Werte, extrem flexibel ist und somit beliebig skaliert werden kann. Dadurch k\u00f6nnen ausserordentliche Dokumentmengen ohne speziellen Planungen und Vorkehrungen Ihrerseits trotzdem innerhalb der offiziellen SLA-Regelungen schnell und kosteng\u00fcnstig bew\u00e4ltigt werden. Die gel\u00f6sten Ressourcen und gewonnen Kapazit\u00e4ten k\u00f6nnen Sie somit alternativ einsetzen und an anderen wichtigen Bottlenecks arbeiten, sodass weitere Prozesseffizienz gewonnen werden kann und Sie Ihren Kunden letztlich mehr Mehrwerte schaffen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n
Durch die Inanspruchnahme von „Dokumentenextraktion-as-a-Service“ profitieren Sie als Kunde ausserdem wie schon kurz angedeutet von unseren Technologie- und Prozesskompetenzen. Sie erhalten so nicht nur den Zugang zu performanter Software, sondern auch zu Parashifts Kompetenzen rund um dieses Thema, was sich letztlich in bessere und kosteng\u00fcnstigere Software beziehungsweise Dokumentenverarbeitung \u00fcbersetzen l\u00e4sst. Und dazu m\u00fcssen Sie nicht einmal selbst spezielle Investitionen t\u00e4tigen. Stattdessen nehmen Sie einfach das angebotene Produkt und unsere Dienstleistungen in Anspruch – transaktionsbasiert. Et voil\u00e0.<\/p>\n\n\n\n
Eine andere Dimension, welche mit der Auslagerung von Dokumentenerfassungsprozessen einhergeht, ist die Dimension der Mitarbeiterzufriedenheit<\/a>. Die hier verlinkte Studie ist in diesem Sinne zwar nur anekdotisch zu bewerten, aber findet nach unseren Erfahrungen hier ebenso ihre G\u00fcltigkeit. Machen Sie sich doch selbst einmal Gedanken zu diesem Thema. Sie werden schnell realisieren, dass Ihre Mitarbeiter wohl ziemlich wenig Genugtuung in der Arbeit, welche mit der Datenextraktion von Dokumenten verbunden ist, finden k\u00f6nnen. Zu monoton und repetitiv sind die Arbeitsschritte. So ist es denn auch nicht sonderlich \u00fcberraschend, dass viele Mitarbeiter unserer Kunden durch die Einf\u00fchrung einer automatisierten Dokumentenextraktion positiv beeinflusst werden konnten und folge dessen ihre Mitarbeiterzufriedenheit gestiegen ist. Sie sehen, eine Win-Win-Situation auf diversen ebenen.<\/p>\n\n\n\n Wenn Sie nicht nur an Worten, sondern auch an eigentlicher Substanz interessiert sind, registrieren Sie sich doch bei uns auf der Plattform und laden Sie ein paar Duzend Dokumente (ACHTUNG<\/strong>: aktuell unterst\u00fctzen wir lediglich die Verarbeitung von Dokumenten aus dem Einkaufsprozess<\/a>) hoch. So machen Sie sich selbst ein Bild dessen, was wir tun und wie wir Ihnen Unterst\u00fctzung bieten k\u00f6nnen. Gerne beraten wir Sie im Anschluss auch spezifisch auf Ihren Anwendungsfall bezogen. Wir freuen uns, Sie kennenzulernen!<\/p>\n\n\n\nGenug der Worte, nun ans Eingemachte<\/h4>\n\n\n\n