{"id":17564,"date":"2019-10-10T10:06:00","date_gmt":"2019-10-10T10:06:00","guid":{"rendered":"http:\/\/parashift.io\/?p=3610"},"modified":"2025-11-30T22:39:38","modified_gmt":"2025-11-30T22:39:38","slug":"innovationskiller-veralteter-posteingang","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/parashift.ai\/de\/innovationskiller-veralteter-posteingang\/","title":{"rendered":"Innovationskiller: Veralteter Posteingang"},"content":{"rendered":"\n<p><strong>In diesem Beitrag gehen wir n\u00e4her auf den Ablauf \u00fcblicher Gesch\u00e4ftsprozesse ein und erl\u00e4utern wie eine Modernisierung des Posteingangs zu weitreichenden, positiven Ver\u00e4nderungen des kompletten Prozesses beitragen kann.<br><\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Hierdurch ergeben sich folgende Vorteile:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Niedrigere Verarbeitungskosten<\/li>\n\n\n\n<li>Schnellere Durchlaufzeiten<\/li>\n\n\n\n<li>Geringere Komplexit\u00e4t<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Die Illusion des magisch erscheinenden Dokumentes<br>am Anfang eines Prozesses.<\/h3>\n\n\n\n<p>Die Startbedingung f\u00fcr viele dokumentengest\u00fctzte Gesch\u00e4ftsprozesse, wie die der Eingangsrechnungen, Vertr\u00e4ge oder Personalunterlagen ist oft relativ identisch dargestellt.<br><br><strong>\u201cEingang Gesch\u00e4ftsdokument\u201d<\/strong><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/blog.parashift.io\/hs-fs\/hubfs\/posteingang%20parashift%201.png?width=483&amp;name=posteingang%20parashift%201.png\" alt=\"posteingang parashift 1\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p><br>Je nach Prozess kann das Dokument dabei eine Rechnung, ein Vertrag oder eine ganz allgemeine Korrespondenz sein. Im Idealfall wird dabei einfach davon ausgegangen, dass bereits vorab bestimmt wurde um welche Art von Dokument es sich handelt, und wie dieses nun im Prozess landet.<\/p>\n\n\n\n<p>Der vorangegangene Schritt, die Klassifizierung, geht dabei oft vergessen oder ist im besten Fall in einen eigenst\u00e4ndigen Posteingangsprozess ausgelagert.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Zentrale Klassifizierung, oft manuelle Arbeit.<\/h3>\n\n\n\n<p>Dieser zentrale Posteingangsprozess, der zur Klassifizierung von Dokumenten genutzt wird, geht oft noch manuell vonstatten. Ein Mitarbeiter \u00f6ffnet die Post, sieht sich das Dokument an, bestimmt aufgrund seiner Erfahrung sowie seines Wissens um was f\u00fcr eine Art von Dokument es sich handelt und ordnet es entsprechend in einen Postkorb. Gewisse Dokumente werden gescannt, gewisse andere aber gehen weiterhin manuell zu den Sachbearbeitern ins Unternehmen.<\/p>\n\n\n\n<p>Auch hier wird einfach nur der physische Posteingang angesehen. Informationen und Dokumente die auf anderem Wege, wie beispielsweise per E-Mail oder \u00fcber Web-Portale, in den Prozess hineingehen werden vom standardisierten Posteingangsprozess oft nicht betrachtet. Stattdessen wandern diese Dokumente meistens direkt in den Prozess, der Bearbeitung durch einen Sachbearbeiter. Beim Eingangsrechnungsprozess gibt es beispielsweise zwar meist eine E-Mailadresse an welche Kreditorenrechnungen geschickt werden k\u00f6nnen (z. B.&nbsp;<a href=\"mailto:buchhaltung@FirmaXX.com\">buchhaltung@FirmaXX.com<\/a>), die Verarbeitung dieser E-Mails erfolgt h\u00e4ufig jedoch alles andere als automatisiert. Oft nimmt ein Sachbearbeiter die E-Mail entgegen, \u00f6ffnet das angeh\u00e4ngte PDF und gibt dies manuell in den Prozess.<\/p>\n\n\n\n<p>Im schlimmsten Fall &#8211; und dies ist mir so wirklich bereits vorgekommen &#8211; wird das angeh\u00e4ngte PDF ausgedruckt und geht in den Posteingangsprozess, um dort wieder eingescannt zu werden um \u201cnormal\u201d durch den Prozess zu laufen. (Oft finden Sie solche Prozesse bei den gleichen Unternehmen die \u201cThink before you print this E-Mail\u201d in Ihren Signaturen stehen haben\u2026)<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/blog.parashift.io\/hs-fs\/hubfs\/posteingang%20parashift%202.png?width=1554&amp;name=posteingang%20parashift%202.png\" alt=\"posteingang parashift 2\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p>Aber zur\u00fcck zu unserem eigentlichen Gesch\u00e4ftsprozess. Wir gehen davon aus, dass das Dokument erfolgreich klassifiziert wurde und sich jetzt im entsprechen Prozess befindet. Zu aller erst wird es hier durch die Fachabteilung oder einen Sachbearbeiter analysiert und die wichtigsten Daten in das Kernprozesstool \u00fcbernommen. Allgemein wird dieser Schritt oft als l\u00e4stige \u201cAbtipparbeit\u201d angesehen. Dabei werden von einer Rechnung z. B. der Lieferant, das Rechnungsdatum sowie der Rechnungsbetrag \u00fcbernommen, von einem Vertrag die Vertragsparteien und das Unterschriftsdatum oder von einer Korrespondenz der Ersteller, das Datum und der Betreff.<\/p>\n\n\n\n<p>Dieser erste Schritt, das Abtippens von wichtigen Informationen, behindert die Weiterverarbeitung im kompletten Prozess und f\u00fchrt zu l\u00e4ngeren Prozessdurchlaufzeiten.<\/p>\n\n\n\n<p>Auch innerhalb des Prozesses werden weitere Daten St\u00fcck f\u00fcr St\u00fcck erg\u00e4nzt oder erfasst, die zu Beginn nicht gleich bekannt waren, wie z. B. Bestellnummern, Artikeldaten oder zus\u00e4tzliche Betr\u00e4ge.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">\u201cKein Papier in unserem Prozess\u201d &#8211; Digital aber keinesfalls modern.<\/h3>\n\n\n\n<p>Das Vorgehen bei dokumentengest\u00fctzten Prozessen, auch wenn diese bereits komplett digital in einem Workflow-System stattfinden, erinnert dennoch stark an die althergebrachte Art und Weise wie Dokumente auf Papier verarbeitet werden.<\/p>\n\n\n\n<p>Dokumente werden manuell klassifiziert, manuell Daten abgetippt und manuell an den n\u00e4chsten Sachbearbeiter weitergereicht.<\/p>\n\n\n\n<p>Schlimmer noch: Durch die Digitalisierung der Gesch\u00e4ftsdokumente werden oft auf dem Papier einfache Aufgaben, wie das schnelle durchsehen eines Vertrages oder das Abhaken einzelner Positionen auf einer Rechnung, zu einer langwierigen und nervigen Aufgabe am Bildschirm.<\/p>\n\n\n\n<p>W\u00e4ren alle wichtigen Daten aus dem Vertrag zuverl\u00e4ssig vorhanden, m\u00fcsste man ihn nicht mehr Durchbl\u00e4ttern, h\u00e4tte man alle Positionsdaten bereits digital im Workflow &#8211; oder im ERP System k\u00f6nnte ein automatischer Bestellabgleich stattfinden und niemand m\u00fcsste die Rechnung mehr ansehen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Vorgelagerte, zentrale Verarbeitung, weniger manueller Aufwand<br>und schnellere Prozesse.<\/h3>\n\n\n\n<p>All diese Probleme k\u00f6nnen durch eine zentrale, vorgelagerte und moderne Verarbeitungsplattform f\u00fcr Dokumente gel\u00f6st werden. Papierdokumente m\u00fcssen nur noch ge\u00f6ffnet und gescannt werden, eine manuelle Klassifizierung entf\u00e4llt. Die Dokumente werden unsortiert, h\u00f6chstens Seiten getrennt, gescannt. Eine Maschine \u00fcbernimmt die automatische Klassifizierung der Dokumente und weiss durch die Dokumentart welche Metadaten extrahiert werden m\u00fcssen damit nachgelagerte Gesch\u00e4ftsprozesse schnell, fl\u00fcssig und mit einer hohen Qualit\u00e4t starten k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n<p>Die Arbeitsvorbereitung f\u00fcr manuelle Scan-T\u00e4tigkeiten wird hierdurch stark vereinfacht, die Mitarbeiter k\u00f6nnen sich auf komplexere T\u00e4tigkeiten konzentrieren und m\u00fcssen weniger Papier hin und her schieben.<\/p>\n\n\n\n<p>Gleiches gilt auch f\u00fcr Dokumente, die per E-Mail eingehen oder auf Web-Portalen zur Verf\u00fcgung gestellt werden. Die Dokumente k\u00f6nnen automatisiert aus dem Anhang gel\u00f6st werden oder automatisiert heruntergeladen werden und an die zentrale Plattform geschickt werden. Auf diese Weise werden sie auf dem gleichen Wege wie die eingescannten Papierdokumente verarbeitet.<\/p>\n\n\n\n<p>Durch diese zentrale, einheitliche Verarbeitung nehmen Sie Komplexit\u00e4t aus dem Prozess und k\u00f6nnen alle eingehenden Dokumente mittels demselben Regelsatz verarbeiten.<\/p>\n\n\n\n<p>Ein grosser Vorteil neben der schnelleren Klassifizierung bringt aber vor allem auch die vollautomatische Extraktion der wichtigsten Metadaten mit sich. Sobald man die Klasse eines Dokumentes, also die Dokumentart, kennt, weiss man auch welche Metadaten ben\u00f6tigt werden damit der nachgelagerte Gesch\u00e4ftsprozess beschleunigt werden kann.<\/p>\n\n\n\n<p>Am Beispiel des Eingangsrechnungsprozesses kann dies z. B. schon das automatische Erkennen des Lieferanten, der Bestellreferenz oder des Rechnungsbetrages sein, wodurch Regeln wie die Weiterleitung der Dokumente zu bestimmten Abteilungen bzw. Sachbearbeitern oder auch das Einf\u00fchren zus\u00e4tzlicher Pr\u00fcfungsschritte bei \u00dcberschreitung von Freigabebetr\u00e4gen hinterlegt werden k\u00f6nnen. Durch das automatische Erkennen von Positionsdaten im Zusammenspiel mit der Bestellreferenz ist ein Abgleich gegen die vorhandene Bestellung beispielsweise sehr einfach m\u00f6glich, was wiederum zu einer Dunkelverarbeitung, ohne jegliche menschliche Interaktion, f\u00fchren kann.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c4hnliches gilt beispielsweise bei Vertragsprozessen, in welchen die Vertragsparteien, das Unterzeichnungsdatum oder auch die Struktur vorab vom System erkannt werden k\u00f6nnen, was eine Sichtung durch einen Sachbearbeiter vereinfacht und die automatische Archivierung im Dokumentenmanagementsystem erm\u00f6glicht.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/blog.parashift.io\/hs-fs\/hubfs\/posteingang%20parashift%203.png?width=1729&amp;name=posteingang%20parashift%203.png\" alt=\"posteingang parashift 3\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p>Sie sehen also, das neu denken und digitalisieren des zentralen Posteingangs hat nicht nur Vorteile bei der Dokumentenverteilung, sondern kann nachhaltig Ihre Gesch\u00e4ftsprozesse verbessern, verschlanken und Kosten einsparen. Ihre Endkunden werden Ihnen die schnelleren Verarbeitungszeiten und M\u00f6glichkeiten zum Customer Self Service danken.<\/p>\n\n\n\n<p>Wer w\u00fcnscht sich von seinen Gesch\u00e4ftspartnern heute nicht auch, dass man einfach ein Foto mit einer App erstellen, dies direkt zur Bearbeitung einreichen kann und innerhalb weniger Sekunden ein erstes Feedback, nach wenigen Minuten eine erste Einsch\u00e4tzung und bis zum Ende des Arbeitstages direkt eine R\u00fcckmeldung zur Verarbeitung oder L\u00f6sung des Falles bekommt. Dies ist nur durch den Einsatz moderner, schneller und innovativer Technologien m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n<p>Wenn ich Ihr Interesse geweckt habe, k\u00f6nnen Sie sich \u00fcber den folgenden Button gerne bei mir melden, damit wir Ihre Probleme, Use-Cases und W\u00fcnsche im Detail durchsprechen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-core-buttons-is-layout-16018d1d wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button is-style-outline is-style-outline--1\"><a class=\"wp-block-button__link wp-element-button\" href=\"https:\/\/parashift.ai\/meeting\/\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Meeting vereinbaren<\/a><\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>In diesem Beitrag gehen wir n\u00e4her auf den Ablauf \u00fcblicher Gesch\u00e4ftsprozesse ein und erl\u00e4utern wie eine Modernisierung des Posteingangs zu weitreichenden, positiven Ver\u00e4nderungen des kompletten Prozesses beitragen kann. 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