Der Posteingang ist Dreh- und Angelpunkt f\u00fcr alle Dokumente, die in Ihrem Unternehmen eingehen. Die Chancen stehen gut, dass Sie Ihre hochvolumigen Dokumente bereits automatisiert verarbeiten. Da allerdings auch viele andere relevante Dokumente im Posteingang eingehen, bringt Ihnen das nur bedingt Vorteile und ein entscheidender Faktor fehlt: Die Umwandlung s\u00e4mtlicher Dokumente in strukturierte Daten direkt bei deren Eingang.<\/p>\n\n\n\n
Das Gute ist, dass innovative M\u00f6glichkeiten zur Optimierung Ihres Mailrooms mittlerweile vorhanden sind. Mit der Integration einer Intelligent Document Processing-L\u00f6sung verarbeiten Sie Dokumententypen automatisch, die zwar ein vergleichsweise kleines Volumen aufweisen, die Daten in strukturierter Form jedoch genauso wichtig f\u00fcr Ihre Gesch\u00e4ftsprozesse und -entscheidungen sind.<\/p>\n\n\n\n
In diesem Artikel gehen wir auf diese Punkte ein:<\/p>\n\n\n\n
Die komplett manuelle Verarbeitung des Posteingangs ist zwar kaum noch verbreitet, trotzdem aber noch vorhanden. Falls Ihre Mitarbeitende die eingehende physische und digitale Post kontrollieren und die Daten daraus in ein ERP- oder DMS-System eintippen m\u00fcssen, verschafft Ihnen dies einige Probleme:<\/p>\n\n\n\n
1. Grosser Zeitaufwand und hohe Kosten:<\/strong> Die manuelle Verarbeitung Ihres Firmen-Posteingangs ist mit einem grossen Zeitaufwand verbunden. Je nach Gr\u00f6sse Ihres Unternehmens sind mehrere Mitarbeitende damit besch\u00e4ftigt, die Firmenpost zu verarbeiten. Die manuelle Dokumentenklassifizierung, Bearbeitung und Verteilung der Dokumente resultiert rasch in hohen Kosten.<\/p>\n\n\n\n 2. M\u00fchsame Arbeit und hohe Fehleranf\u00e4lligkeit:<\/strong> Die manuelle Dateneingabe demotiviert Ihre Mitarbeitenden. Des Weiteren steigt bei der manuellen Bearbeitung auch immer die Fehleranf\u00e4lligkeit an. Verlegte oder verlorene Eingangspost geh\u00f6ren hier ebenfalls zu den realen Komplikationen dazu.<\/p>\n\n\n\n 3. Langsame Prozesse und keine Agilit\u00e4t:<\/strong> Die manuelle Bearbeitung der Eingangspost f\u00fchrt zu langsamen nachgelagerten Prozessen. Agile Prozesse und eine betriebliche Effizienz sind nicht m\u00f6glich. Dies kann wiederum in verpassten Opportunit\u00e4ten oder in einer Verringerung der Kundenzufriedenheit durch verz\u00f6gertes Feedback resultieren.<\/p>\n\n\n\n 4. Mangelnde Transparenz und R\u00fcckverfolgbarkeit:<\/strong> Der Schutz der Daten ist ein zentraler Faktor f\u00fcr Ihr Unternehmen. Durch manuelle Interaktionen im Posteingang ist allerdings eine mangelnde Transparenz vorhanden und die R\u00fcckverfolgbarkeit nur schwer m\u00f6glich. Das erschwert die Einhaltung der hohen Compliance-Vorschriften enorm.<\/p>\n\n\n\n Allenfalls haben Sie f\u00fcr gewisse Dokumente in der Poststelle bereits Automatisierungsl\u00f6sungen integriert. Das verschafft Ihnen bereits einige Vorteile, was Kosten und Effizienz angeht. Allerdings sind solche OCR-L\u00f6sungen entweder nur auf hochvolumige Dokumententypen (wie\u00a0Rechnungen<\/a>) ausgerichtet oder sind spezialisierte Nischenanbieter (beispielsweise ausschliesslich f\u00fcr die Buchhaltung). Die langen Projektlaufzeiten dieser L\u00f6sungen macht es f\u00fcr Sie wirtschaftlich unm\u00f6glich, die gesamte Poststelle zu automatisieren.<\/p>\n\n\n\n Zudem sind Legacy-OCR-L\u00f6sungen unflexibel und nicht daf\u00fcr ausgelegt, Hunderte von Dokumenttypen kostengerecht einzurichten:<\/p>\n\n\n\n Auch wenn Sie also bereits Teile Ihres Posteingangs automatisiert haben: Durch die Vielfalt der Dokumententypen er\u00f6ffnen sich immer noch grosse Optimierungsm\u00f6glichkeiten. F\u00fcr die durchgehende Digitalisierung m\u00fcssen Sie s\u00e4mtliche der Dokumente direkt beim Eingang in strukturierte Daten umwandeln k\u00f6nnen. Hier ist es, wo Intelligent Document Processing den Unterschied ausmacht und die Automatisierung Ihres Posteingangs garantiert.<\/p>\n\n\n\n Was Sie f\u00fcr Ihre Mailroom Automation haben wollen, ist Intelligent Document Processing (IDP). Dieses innovative System verbindet leistungsstarke Technologien und erm\u00f6glicht eine nie gesehene Flexibilit\u00e4t und Robustheit in der Dokumentenextraktion und -verarbeitung.<\/p>\n\n\n\n Die Merkmale von IDP:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Die Automatisierung des Mailrooms mit Parashift IDP: Reduzieren Sie Ihre Prozesskosten und Durchlaufzeiten um bis zu 90% – und das schon im ersten Betriebsjahr!<\/em><\/p>\n\n\n\n Die Funktionalit\u00e4ten von IDP eignen sich hervorragend f\u00fcr die Digitalisierung und Automatisierung Ihres Mailrooms. Allerdings weisen selbst moderne IDP-L\u00f6sungen signifikante Unterschiede in ihren F\u00e4higkeiten auf. Parashift fokussiert sich ausschliesslich auf folgende vier Komponenten:<\/p>\n\n\n\n Dokumententrennung, Klassifizierung, Extraktion und Validierung.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Damit erhalten Sie eine State of The Art Intelligent Document Processing-L\u00f6sung f\u00fcr Ihren Posteingang. Sie fragen sich, wie so viele verschiedene Dokumententypen \u00fcber eine einzige Plattform verarbeitet werden k\u00f6nnen?<\/p>\n\n\n\n Der Parashift IDP-Plattform liegt die propriet\u00e4re\u00a0Document Swarm Learning-Technologie<\/a>\u00a0zugrunde. Document Swarm Learning erm\u00f6glicht es Ihnen, Hunderte von Dokumententypen zu klassifizieren und Dokumentendaten zu extrahieren. Die Parashift-Plattform wirkt wie ein Upgrade f\u00fcr Ihre bestehende Mailroom-Anwendungslandschaft, ohne dass Sie bestehende Investitionen abschreiben m\u00fcssen. Die Machine Learning Algorithmen, die Document Swarm Learning antreiben, lernen mit jedem Dokument, von jedem Kunden und aus jeder Branche. Das stellt eine einzigartige Funktion in der IDP-Branche dar. Dazu werden die Dokumenttypen in einzelne Felder zerlegt, wodurch ein globales Datennetzwerk f\u00fcr beispiellose Out-of-the-Box-Funktionen entsteht. Die geteilten Learnings \u00fcber alle Dokumenttypen, Kunden und Branchen hinweg sorgen f\u00fcr maximale Effizienz.<\/p>\n\n\n\n Mit der KI-basierten Plattform von Parashift befreien Sie Ihre Mitarbeitenden von m\u00fchsamen Arbeiten, senken Kosten kontinuierlich und reduzieren Durchlaufzeiten. Ausserdem realisieren Sie:<\/p>\n\n\n\n Der einzigartige L\u00f6sungsansatz von Parashift ist f\u00fcr uns als langj\u00e4hriger sowie innovativer L\u00f6sungsintegrator im Bereich der Digitalisierung von dokumentenbezogenen Prozessen hochinteressant. Die Technologie erg\u00e4nzt unser bestehendes L\u00f6sungsportfolio ideal. – Dominic Wullschleger, Head of Sales & Marketing, Arcplace<\/em><\/p>\n\n\n\n Als Immobilienunternehmen wird Ihr Posteingang konstant von unz\u00e4hligen verschiedenen Dokumenten geflutet: Rechnungen, Vertr\u00e4ge, Formulare, Schadensberichte, Protokolle, Beschwerden, Anfragen, Informationen, Genehmigungen und allerhand sonstige Korrespondenz, um nur ein paar zu nennen.<\/p>\n\n\n\n Mit Parashift integrieren Sie als Immobilienfirma ein virtuelles Drehkreuz f\u00fcr die Gesch\u00e4ftspost direkt in Ihre Systemlandschaft. Die oben genannten Dokumenttypen und viele weitere werden automatisch klassifiziert und s\u00e4mtliche relevanten Daten, auch die Positionsdaten, extrahiert. Die Daten werden anschliessend in strukturierter Form an Ihr ERP-System oder in Workflows ausgespielt.<\/p>\n\n\n\n2. Limitierungen durch die branchenspezifische Automatisierung des Posteingangs<\/h3>\n\n\n\n
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3. Intelligent Document Processing (IDP)<\/h3>\n\n\n\n
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4. Warum Intelligent Document Processing die beste L\u00f6sung f\u00fcr die Automatisierung Ihres Firmen-Posteingangs ist<\/h3>\n\n\n\n
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5. F\u00fchrende Immobilienfirmen automatisieren ihren Mailroom mit Parashift IDP<\/h3>\n\n\n\n
6. Fazit<\/h3>\n\n\n\n